【保存版】シェアオフィスとは？レンタルオフィス・コワーキングスペース・バーチャルオフィスの比較

皆さんは「シェアオフィス」をご存知でしょうか。
シェオフィスといえば代表的なのが「WeWork」です。日本では1980年代前半からシェアオフィスは存在していましたが、直近シェアオフィスの知名度をあげ今までのシェオフィスイメージを変えたのはWeWorkの影響といわれています。
現代では働き方改革や働き方の多様化、ICT技術の発達などに伴い、オフィスの形も変化しつつあります。
フリーランスとして場所を問わずに働くワーカーや、ベンチャー企業の増加もシェアオフィスが発達した要因の1つです。
特にベンチャー企業からは固定費が下げられ、かつ採用や社員エンゲージメントの面で重要として人気が高まっています。
しかしシェアオフィスの代表格であるWeWorkは、シェアオフィスの中でも高額な部類です。もっと気軽に利用できるようにと、今では数々のシェアオフィスサービスが誕生しています。
今回はトレンドであり、今後の働き方にも大きく関わるシェアオフィスについて詳しくお伝えしていきます。
シェアオフィスの類型や機能、メリットやデメリットなどを踏まえて、今後の展望もみていきます。

シェアオフィスとは

シェアオフィスと聞けば、どんなものかイメージできる方は多いでしょう。
業種や所属に関係なく、多種多様なワーカーが仕事できるオフィスのことです。
今記事ではあえて、あまり触れられることのないシェアオフィスの語源や日本でのシェアオフィスの誕生についてもみていきます。

シェアオフィスの語源

「シェアオフィス」というワードで浸透していますが、正確には「シェアードオフィス（Sheared-Office）」といいます。
東京をはじめとした首都圏ではシェアオフィスが広まっており、多くのフリーランサーやベンチャー企業が活用しています。

日本では士業の方が多く利用していた

日本におけるシェアオフィススタイルは、1980年代前半から始まっていたといわれています。
しかし、当時はシェアオフィスというワードは確立しておらず、今のシェアオフィスとは少し異なったスタイルでした。
当時は弁護士をはじめとした士業関係のワーカーや小さなデザイン事務所などが共同でオフィスを借りて、スペースを分けて賃料を払っていました。
つまり特定業種のワーカーが、単純に賃料を抑える目的としてオフィスをシェアしていたといたということです。

シェアオフィスの歴史

日本では1980年代前半に士業の方をはじめとしてシェアオフィスというオフィス形態が始まりました。では、シェアオフィスが現在のように確立したのはいつなのでしょうか。ここではシェアオフィスの誕生や発達の歴史を見ていきます。

シェアオフィスの原型はドイツで誕生

シェアオフィス誕生のきっかけとなったのは、1995年にドイツ・ベルリンで誕生したワークスペースである「C-base」です。
シェアオフィスの類型であるコワーキングスペースの原型でもあり、当時はコンピューターに関心をもつ人々が集まって協働するコミュニティ型ワークスペースでした。

シェアオフィスはアメリカで発達

ドイツ・ベルリンでのシェアオフィスの原型が形づくられたのちにアメリカにもコワーキングスペースが広まりました。
「Co-working（コワーキング）」という言葉は、1999年にアメリカのゲームデザイナーであるBernard DeKoven 氏が生み出したものです。
一般的なオフィスとは異なり、非競争的で協働するワーキングスタイルのことを「コワーキング」と称しました。
同年DeKoven 氏がニューヨークで、自宅やカフェ以外で仕事場を求める個人を対象にレンタルオフィスサービスを開始。
この時のサービスは単なる場所の提供を目的とし、コミュニティ形成には重点をおいてはいませんでした。
今のスタイルとなるコワーキングスペースが誕生したのは2005年のことです。
ソフトウェアエンジニアのBrad Neuberg氏が自宅で生産性をあげられない在宅ワーカーを対象に、最適な仕事環境と人的交流を目的にオフィススペースを開設しました。
そして、2006年以降アメリカを中心にシェアオフィスやコワーキングスペースといった、オフィススペース市場が発展していったのです。

直近のシェアオフィス発達はWeworkが筆頭

日本をはじめ各国でシェアオフィスが浸透したきっかけは、アメリカのコワーキングサービスである「WeWork」です。
WeWorkは2010年にニューヨークで創業しました。今では世界120都市に828拠点、日本では2021年1月時点でオープン予定を含み37拠点を展開しています。
WeWorkの強みの1つは、ワーカー側のエンゲージメントが上がるようなオフィスのデザイン性や、「WeWork」というブランド性です。
オフィスに必要な備品を整え、単なるワークスペースを貸し出すだけでなく、働きやすくおしゃれなオフィススペースに改装しています。
さらにはワーカー同士のコミュニケーションから、新しいイノベーションの創出を図れるような空間価値も提供しています。
WeWorkではビルのオーナーから大規模なオフィススペースを長期契約で借り上げ、スペースを小さな区画に分割して又貸しするビジネスモデルを確立しています。
フリーランスのような個人やスタートアップを中心に、多くのワーカにスペースを貸し出すことで、効率良く収益化しています。
不動産オーナーから長期間借りることで、ワーカーや企業に柔軟な期間設定で貸し出すことができます。
これにより一般的な相場よりも高くオフィスを貸すことで、高い利益率に期待できるのです。このようなビジネスモデルは新しい不動産投資としても注目されています。
▼詳しくはこちらの記事もご覧ください。

シェアオフィスの3つの類型

コワーキングスペースから始まり、今ではさまざまな種類のワークスペースが誕生しています。それぞれにどのような特徴や違いがあるのかは多くの人が気になるポイントではないでしょうか。
ここではシェアオフィスの類型である「レンタルオフィス」「コワーキングスペース」「バーチャルオフィス」について、それぞれの特徴や他の類型と比較したメリット・デメリットをお伝えします。

①レンタルオフィス

まずはレンタルオフィスの特徴やメリット・デメリットについてお伝えします。

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスは、個人や企業が専用のスペースに入居するオフィス形態です。専用スペースは借主のみのスペースとなるため、他の人が利用することはありません。固定されたオフィススペースが必要な場合には、レンタルオフィスが最適です。

他の類型と比較した際のメリット

レンタルオフィスには、以下のようなメリットが挙げられます。
・専用スペースが確保されている
・駅近に所在していることが多く、アクセスが良い
・仕事に必要な最低限の設備が用意されている
・秘書や代行業務が使える
・法人登記できる

最大のメリットは、専用スペースのオフィスがレンタルできる点です。
契約期間中は借主のみが利用できるスペースなので、混雑により座席がなくなる、騒音に困ることなく仕事ができます。

他の類型と比較した際のデメリット

一方で以下のようなデメリットもあります。
・来客者に対応できるスペースが少ない
・セキュリティ面の心配

レンタルオフィスといっても、割り当てられるスペースはそこまで広くありません。
そのため取引先とオフィスで会議をしたいなどの場合、来客の人数によってはレンタルしているスペースで対応が難しいかもしれません。
その場合は併設の会議室、または貸し会議室が別で必要になります。

②コワーキングスペース

コワーキングスペースはシェアオフィスの原型でもあり、シェアオフィスと同等の扱いになることが多いです。

コワーキングスペースとは

コワーキングスペースはシェアオフィスにもっとも近い形態ですが、シェアオフィスよりも開放的で、カフェに近いイメージです。
契約期間や利用時間が柔軟であり、15分〜利用できる場合もあります。
専用スペースや専用席がなく、完全に自由席のコワーキングスペースもあります。

他の類型と比較した際のメリット

コワーキングスペースには、以下のようなメリットが挙げられます。
・利用時間に応じた料金制
・Wi-Fiやドリンクなどの設備がある
・柔軟に利用できる

コワーキングスペースは非会員でも気軽に利用できる点が魅力です。
場所を固定せずにさまざまな場所で仕事したい場合には、コワーキングスペースの活用がおすすめです。

他の類型と比較した際のデメリット

一方で以下のようなデメリットもあります。
・専用席や専用スペースがない場合もある
・利用できる時間帯が制限されている
・複数人での入居は向いてない

コワーキングスペースはカフェのような形態なので、専用席や専用スペースがない場合もあります。
そのためせっかく出向いても、満員で利用できない可能性も出てきます。
固定でないフリーなスタイルが特徴なので、個人向けのオフィスといえます。

③バーチャルオフィス

スタートアップを中心に活用されることが多いのがバーチャルオフィスです。
ではバーチャルオフィスの特徴やメリット・デメリットについてもみていきましょう。

バーチャルオフィスとは

バーチャルとは「仮想的」といった意味です。
つまりバーチャルオフィスはその名の通り、仮想オフィスとなります。
ワークスペースはなく、法人登記用に住所を取得するための役割を持ちます。自宅の住所で法人登記したくない、見栄えの良い立地の住所を使いたいなどの目的で利用さてます。

他の類型と比較した際のメリット

バーチャルオフィスには、以下のようなメリットが挙げられます。
・都心の住所を取得できる
・低コストで利用できる

実際にオフィスがなくとも都心の住所を取得できるため、会社のブランド力を上げるには最適です。
またワークスペースがないため、レンタルオフィスやシェアオフィスに比べるとかなりの低コストとなります。

他の類型と比較した際のデメリット

一方で以下のようなデメリットもあります。
・法人口座開設の審査には向いていない
・開業届や登記に住所が利用できない場合がある

バーチャルオフィスは、実体のオフィスに比べると社会的信用が薄い傾向にあります。
そのためバーチャルオフィスで登記している場合、法人口座の開設が難しいケースも出てきます。
また士業をはじめ、人材派遣業・職業紹介業・建設業・不動産業・リサイクル業などは、バーチャルオフィスの住所では開業や登記ができない可能性があるため要注意です。

シェアオフィスの代表的な7つの機能

新型コロナウイルスの影響もあり、リモートワークの導入が進んだことから、シェアオフィスの需要も高まっています。
今後はそれだけでなく、働き方の多様化も進んでいくことで、固定のオフィスを持たない企業も増えてくるでしょう。
ここではシェアオフィスへの入居を検討している方、気になる方に向けて、シェアオフィスの代表的な7つの機能についてご紹介していきます。

①ワークスペース

シェアオフィスのメイン機能は、ワークスペースです。
ワークスペースは完全に区切られた専用スペースのほか、フリーアドレスで好きなスペースが利用できます。
また団体向けに、広めスペースを用意している場合もあります。
シェアオフィスによって異なるため、どのスタイルが良いかに合わせて利用するオフィスを決めると良いでしょう。
専用スペースになる場合は、フリーアドレスよりも料金は高めに設定されています。

②会員ネットワーク

シェアオフィスはこれまでワークスペースを提供するだけの場でしたが、最近ではネットワークが重視されている傾向にあります。
たとえばシェアオフィスの会員が利用できるラウンジなどがあることで、会員同士のネットワークが広がります。
これにより仕事へ対する新しい刺激や、ビジネスチャンス獲得にも期待できます。

③会議室

多くのシェアオフィスは、会議室が併設されています。
取引先との会議や、静かな環境での打ち合わせが必要な場合に、会議室は必須です。
会議室の数や広さはシェアオフィスによって異なるため、入居前にしっかりと確認しましょう。
なぜなら会議室があっても大人数用の広い部屋がない、会議室の数が少なく予約が埋まりやすいなど、利便性が悪いケースもあるからです。
会議室は基本的に有料のところが多いですが、なかには無料で利用できるシェアオフィスもあります。
さらに会議室だけでなくセミナールームやスタジオがあるシェアオフィスも。
会議室に限らずさまざまな用途の施設が併設されているため、利用目的に応じたシェアオフィスを選んでみましょう。

④住所利用

基本的にシェアオフィスに入居すれば、自分のオフィスとして住所が利用できます。オフィスとしての住所があることで名刺やホームページに記載ができ、社会的信用が高まります。
法人登記に住所を利用する場合は、別途料金が発生する場合もあるため、事前に確認しておくと良いでしょう。

⑤郵便物の受け取り・転送

自分のオフィスとして住所利用する場合は、手続きや税金関連の郵便物がシェアオフィスに届きます。
郵便物の受け取りや自宅への転送はシェアオフィスが対応してくれるため、不在時でも安心です。

⑥電話転送・秘書代行

電話転送や秘書代行のサービスが利用できるシェアオフィスもあります。
個人や少数で仕事をしており、事務系業務を任せたい場合にはシェアオフィス側に依頼することができます。

⑦備品・設備の貸し出し

シェアオフィスでは、仕事に必要な備品や設備が一通り揃っています。
自分でオフィスを持つとなると、全ての備品や設備を揃えるだけでもある程度のコストがかかるため、シェアオフィスを利用はすることで初期費用がかなり削減できます。
一般的に用意されている備品・設備は以下の通りです。
・無線LAN・プリンター／複合機
・ホワイトボード
・プロジェクター／スクリーン・セミナールーム
そのほかにもシェアオフィスによってさまざまな備品・設備があるため、用途に応じたものを用意しているシェアオフィスを選んでみてください。

シェアオフィスの料金体系

シェアオフィスを利用するにあたり、料金は気になるポイントです。
シェアオフィスにはさまざまな料金体系がありますが、基本的に光熱費・水道料金・電気代も含まれているため、通常のオフィスを借りるよりもシンプルな料金体系となっています。
ここではシェアオフィスの代表的な2つの料金体系をご紹介します。

定額課金制

定額課金制は、月額料金を支払えば好きなだけオフィスが利用できる料金体系です。
利用回数や人数が多い場合は、定額課金制の方がお得なケースが多くみられます。
毎月の支払額が一定になるため、支出管理が簡単になるといったメリットもあります。

従量課金制

従量課金制は、シェアオフィスを利用した分だけを支払う料金体系です。
15分・30分・1時間あたりで利用料が加算されていくスタイルが一般的です。
なかには入会金や基本料が必要な場合もあります。
時間あたりの料金でみると従量課金制の方がお得に感じますが、利用頻度や時間、人数によってどちらが安いかは異なるため、入居前に確認しましょう。

シェアオフィスのメリット・デメリット

シェアオフィスの利用や入居を検討している場合、気になるのはそのメリット・デメリットでしょう。
ここではそれぞれ詳しくお伝えするため、ぜひシェアオフィスの利用を検討している方は、参考にしてみてください。

シェアオフィスのメリット

まずシェアオフィスの5つのメリットについてご紹介します。

①会員ネットワーク

シェアオフィスにはさまざまな業種業界の人がいます。
シェアオフィスの会員になることで、会員同士のネットワークが広がり、新たな出会いやアイデア、ビジネスチャンスの誕生に期待できます。
特にフリーランサーやスタートアップのように、周囲とのコミュニティを構築しにくい、これから活動を広げていく方たちには最適な場所です。

②充実した共有スペース

シェアオフィスは会員専用のスペースだけでなく、誰もが自由に出入りできる共有スペースもあります。
通常のオフィスでは共有スペースを作ろうとすると、その分だけ賃料がアップしてしまいます。
しかしシェアオフィスは借りているスペースのみの料金で、共有スペースも自由に利用できるのです。
ラウンジやミーティングスペース、ライブラリーなどさまざまな設備が揃っているため、幅広く活用することができます。

③初期費用やランニングコストを削減できる

スタートアップの場合、オフィスを持ちたくても費用面で難しいケースも多いでしょう。
マンションの一室を借りる方も多いですが、シェアオフィスであればコストを抑えられるだけでなく、備品や設備も整っています。
ワークスペースや備品などの初期費用が削減できるのは、シェアオフィス最大のメリットともいえます。
さらに初期費用だけでなく、インターネット回線や水道光熱費のようなランニングコストも削減できるのです。

④好立地に活動拠点が持てる

シェアオフィスは駅近のようなアクセスの良い立地に多く所在しています。
好立地に活動拠点が持てることで通いやすいだけでなく、ビジネスチャンスの広がりにも期待できます。
さらに住所を利用する場合は、ブランド力や信用性も面でもメリットとなります。

⑤ビジネスに集中できる

通常のオフィスを借りると、入居時のオフィスの整備やインターネット回線の設置など時間がかかります。
またインターネット回線は日常的にも不具合が起きやすく、仕事中に回線の修復に時間がかかってしまうケースも珍しくありません。
シェアオフィスにはスタッフが駐在しているため、施設整備をはじめ、電話転送や代行業務なども対応してくれます。
そのためビジネスだけに集中でき、通常のオフィスよりも効率的に仕事ができるでしょう。

シェアオフィスの4つのデメリット

一方でシェアオフィスのデメリットについてもみていきましょう。メリットだけをみてでシェアオフィスを利用すると、「あまり良くなかった…」と感じる方もいるかもしれません。
そのためぜひデメリットも押さえてください。

①セキュリティが高くはない

シェアオフィスなのでもちろんのこと、不特定多数のワーカーや企業が入居しています。会員にならないと共有スペース以外は利用できませんが、それでも多くの人が同じ空間にいます。
通常のオフィスであれば同じ会社の人、または個人のみの空間となるため、セキュリティ面でも心配は少ないでしょう。
専用スペースが確保できるシェアオフィスだとしても、通常のオフィスに比べたらセキュリティ面での心配は大きいものです。
特に現金や個人情報などを扱う仕事をしている場合は、セキュリティ面でのリスクが増えることを念頭に置いておく必要があります。

②プライバシーを守りにくい

専用スペースであれば物理的に隔てる壁があるため、ある程度のプライバシーが確保できます。しかし、完全フリーアドレスのシェアオフィスは、プライバシーがない環境です。
専用スペースや会議室を利用しない限り、通話内容や打ち合わせ内容は周りの人にも聞こえてしまいます。
また席によってはPCの内容が見えてしまう可能性があります。
専用スペースのような個室を取らない限り、周りの人からは見える・聞こえる環境であることは理解しておきましょう。

③入居者間トラブル発生の可能性がある

不特定多数の人が空間を共有していれば、入居者間トラブルが発生する可能性もあります。たとえばデスクに置いてあったものがなくなった、PCに飲みものをこぼされてしまった、うるさくて仕事に集中できないなどのトラブルやクレームが発生するかもしれません。
自宅や通常のオフィスのように自分だけの空間ではないため、周りの入居者に気を使ってオフィスを利用する必要があります。

④周囲の雑音が気になる

シェアオフィスは仕事をする場所ですが、必ずしも全員が沈黙状態であるとは限りません。
打ち合わせ、会員や仲間うちでの雑談、通話のように、それぞれが違うことをしています。
そのため雑音が気になる方からすると、仕事に最適な環境とはいえないかもしれません。
それでもシェアオフィスを利用したい場合には、専用スペースや専用個室に入居する、サイレントスペースがあるシェアオフィスを利用するなどして工夫しましょう。

これまでとこれからのシェアオフィスの使われ方

シェアオフィスの歴史自体は20年以上となりますが、今と昔とでは利用者の目的やシェアオフィス側の提供する価値も変化しています。
ここではこれまでのシェアオフィスの使われ方を踏まえて、今後のシェアオフィスの展望についてみていきます。

これまでのシェアオフィスの使われ方

これまでのシェアオフィスは、単にスペースを安く貸し出し、入居者もそれを求めて利用していました。
まずはこれまでのシェアオフィスの役割を3つのポイントからみていきます。

住所のステータス

高い固定費を払ってまでオフィスを持つ必要性がない個人事業主やスタートアップが開業・法人登記の住所利用のために、シェアオフィスに入居するケースも多くあります。
またブランド力の高い立地のシェアオフィスを利用すれば、住所のステータスが高まり、個人や会社のイメージや信用度アップの効果にも期待できます。
つまり単なる場所・住所のステータスとして利用しているということです。

賃料が高いビルを小分けにして安く入居する

賃料が高いビルにフロアでオフィスを借りるとなると、初期費用や家賃は膨大なものです。
しかしシェアオフィスであれば賃料が高いビルでもスペースを小分けにしているため、はるかに安く入居できます。
賃料が高いビルにオフィスを持つことは、住所と同じようにステータスになります。
ステータスを持ちつつも、安く入居できるのはシェアオフィスの最大の魅力といえます。

サービスを小分けにして固定費を下げて入居する

シェアオフィスの利用料には、インターネット回線・水道光熱費などの料金も含まれています。
通常のオフィスを利用する場合にかかる固定費が、シェアオフィスの利用料に含まれているため、固定費を下げてオフィスに入居できるのです。
収入が安定しない個人事業主やスタートアップにとって、固定費はリスクになるものです。
シェアオフィスであればリスクを最小限に抑えてオフィスをもつことができます。

今後のシェアオフィスの使われ方

これまでのシェアオフィスはステータスを確保し、固定費のリスクを抑えながら安く入居できる価値を提供していました。
なぜなら働き手が第一に求めているのが、ステータスやコストであったからです。
もちろん今後もその価値が変化することはありませんが、さらに付加価値が重視されます。
では今後のシェアオフィスはどのようなことが求められ、どのように使われていくのかをみていきます。

協業やつながりなどを求める、新しい発見の場

これまでのシェアオフィスは単にワークスペースを安く提供することをメインとしていました。
しかし、働き方や価値観が多様化しているため、協業や人とのつながりのような、新しい発見を求める場になりつつあります。
つまりシェアオフィスの原型でもある、コワーキングスペースに近しい場となりつつあります。
ワーカー側もシェアオフィスにいることで、新しい出会いやアイデアが誕生し、自分への良い刺激や会社への帰属意識が高まるきっかけを潜在的に求めているのです。
今ではシェアオフィスはフリーランサーやスタートアップだけでなく、通常のオフィスを持っている企業も利用し始めています。
また元は働き方改革の一環として作ったサテライトオフィスが、新しい発見の場やコミュニティ構築の場として多様化しています。
単に仕事をするだけの場ではなく、人とのつながりやイノベーションの創出、自分らしい働き方を実現する場へと進化しているのです。

人とのつながりから得る刺激を大切にする場

ICTの発達に伴い、シェアオフィスはこれまでよりも利便性が高いものとなり、ワーカー側も自分の働き方や目的にあったシェアオフィスが利用できるようになりました。たとえば同業や同じ趣味をもつワーカーのコミュニティがあるシェアオフィスも存在します。
同じ目的や嗜好を持つワーカーが交流を深めることで、ビジネスだけでなく、私生活にも良い刺激が得られるでしょう。
仕事や生活の根底にあるものは、人同士のコミュニケーションです。
人とのつながりを求める潜在的な欲求を実現する場としても、今後シェアオフィスが活用されていくのではないでしょうか。

まとめ

今回は市場が成熟しつつあるシェアオフィスについて、歴史や特徴、メリット・デメリットを踏まえて、今後の展望をお伝えしました。
シェアオフィスは単に安くオフィスに入居できるだけでなく、新し発見の場や人とのつながりを得る場として求められています。
シェアオフィス以外にも、コワーキングスペースやレンタルオフィスなどさまざまなワークススペースがあります。
そのためご自身がワークスペース以外に、オフィスにどのような価値を求めるかによって、利用するオフィスを決めることが重要です。
それに伴いシェアオフィス側も働き方や価値観、ニーズの多様化に合わせて、今後も進化を続けていく必要があります。