【保存版】貸会議室の分類、貸会議室増加の歴史、貸会議室のメリット・デメリットまで徹底解説

株式会社矢野経済研究所によると、2018年の貸会議室の市場規模は2017年比113.7％の698億円でした。2014〜2018年の4年間で、貸会議室の市場規模は年々拡大しています。ここ数年で働き方改革やフリーランサーの増加、SNSからのオフ会やイベント開催により、貸会議室の市場規模はさらに拡大傾向にあります。
そして2020年はコロナ禍により、貸会議室需要にも変化が見られました。緊急事態宣言が発令されからは、単純なイベント需要の落ち込みや外出自粛に伴い、貸会議室の予約キャンセルや利用延期が相次いで発生しました。
これにより貸会議室需要も落ち込んだと思われましたが、緊急事態宣言解除以降は、これまでより幅広い用途で利用されるようになったのです。
なかでも特に増えたのは、試験会場としての利用です。これまで試験会場として利用されていた大学キャンパスの閉鎖に伴い、試験会場としてのニーズは2019年の同期比で2倍以上となりました。さらにコロナ禍によりニーズが増えたウェビナーのスタジオとしても活用されています。このようにコロナ禍により新たなニーズが誕生しただけでなく、リモートワークの影響もあり、貸会議室の需要はさらに高まると言えるでしょう。
そこで今回は貸会議室の特徴や利用者へのメリット・デメリットを踏まえて、貸会議室運営のマニュアルをご紹介します。新たな不動産投資やサイドビジネスとして、貸会議室市場に関心のある方は、ぜひ参考にしてください。

貸会議室とは

最近では貸会議室をはじめ、コワーキングスペースやシェアオフィスなどさまざまな形態のサービスが誕生しています。そのため貸会議室がどういったものか明確に把握できていない方も多いのではないでしょうか。

貸会議室とは、その名の通り会議や打ち合わせに利用するスペースを提供しているサービスのことです。単にスペースを貸し出すだけでなく、必要な設備も揃っています。基本的に一定時間ごとに料金が設定されているため、利用者は必要な時間だけ貸会議室が利用できます。
これまで貸会議室は純粋に会議や打ち合わせで利用されることがほとんどでしたが、近年は用途の幅が広がっています。代表的な例として採用試験や就職説明会、社内研修や株主総会のほか、趣味のサークル活動やセミナーなどの目的です。

また働き方改革やリモートワークの増加により、オフィス面積を縮小している企業も増えています。そういった企業が会議や打ち合わせなどで一時的に場所が必要になる場合に、既に設備が揃っている貸会議室を利用しています。

さまざまな観点から見る！貸会議室の分類

ひとくちに貸会議室と言っても、その種類は多岐に渡ります。ここではさまざまな観点から、貸会議室の分類を詳しくご紹介します。

【貸会議室の分類】目的別

貸会議室は利用用途が多いことから、多目的スペースとしても活用できます。貸会議室は収容人数や設備なども異なるため、目的に合わせて選びます。ここでは目的別にみた貸会議室の分類を見ていきます。

①カンファレンスホール

カンファレンスホールは、貸会議室のなかでも規模が大きいスペースです。そのため大人数で利用する際には、カンファレンスホールが最適と言えます。階段教室型の座席配置が多く、大型スクリーンや同時通訳設備なども用意されています。そのため株主総会のような社内の会議のほか、国際会議などにも活用することが可能です。

②カンファレンスルーム

カンファレンスルームは、ホールよりも小規模なスペースです。一般的な貸会議室よりは広く、大型スクリーンやプレゼンテーション設備などが完備されています。就職説明会のように、外部から不特定多数の来訪者がある場合に活用されることの多い貸会議室です。

③貸会議室

一般的な貸会議室は、オフィスの会議室のようなイメージです。大・中・小規模とさまざまな種類の貸会議室があります。一般的な会議や打ち合わせ、ウェブ会議など多目的に利用できます。

④セミナールーム

セミナールームは、主に研修などに特化したスペースです。レイアウトを自由に変更できる場合もあり、多目的に活用できます。研修のほか、説明会や試験会場として利用されることも多くあります。

⑤レンタルルーム

レンタルルームは、多目的に活用できるスペースです。レイアウトが自由に変更でき、キッチン付きやプロジェクター付き、カラオケ設備など、レンタルルームによって設備もさまざまです。

【貸会議室の分類】形式別

貸会議室はあらかじめ形式が決まっていることも多く、目的や内容によって最適な形式の貸会議室を利用するのが一般的です。ここでは形式別に、貸会議室の分類を見ていきます。

①シアター形式

シアター形式は、全員が前方にある演台や舞台に向いているレイアウトです。机を置かずに椅子のみを並べるため、効率よく収容できます。筆記がしにくい環境なので、会議よりも講習会や発表会などに向いている形式です。

②スクール形式

スクール形式は、もっとも一般的な貸会議室のレイアウトです。教室のように机と椅子があり、前方には演台やホワイトボード、スクリーンなどがあります。前方にいる人に視線を集中させるレイアウトなので、周りの人とディスカッションや意見交換するシーンには不向きです。一方講習会や試験会場、説明会のような用途には最適な形式です。

③対面形式

対面形式は、机を挟んで両者が向き合うレイアウトです。飲食店のボックス席のようなイメージで、対面になる二辺だけを使用して椅子を配置します。最大でも6〜8人規模での利用が最適で、それ以上になると端に座った人の声が聞き取りにくくなってしまいます。そのため小規模な会議室、机の用意が一般的です。主に商談や契約など、異なる組織間で利用されることが多いレイアウトとなります。

④コの字形式

コの字形式は、机をコの字に配置してその周りに椅子を置くレイアウトです。コの開いた部分にはスクリーンやホワイトボードが置けるため、全員の様子をうかがいながら会議やプレゼンを進行できます。一方机をコの字に配置するとスペースを取るため、後からレイアウトを変更する場合には、スペースに余裕のある貸会議室を選ぶようにしましょう。

⑤ロの字形式

ロの字形式は、真ん中を空けて机をロの字に配置するレイアウトです。全員が適度な距離感で、顔を見合わせることができます。人数が多めの重要な会議では、この形式を取り入れることが多く見られます。中央スペースが空くため、貸会議室もある程度のスペースが必要です。

⑥レセプション形式

レセプション形式は、机の配置が自由なレイアウトです。スペース内を自由に行き来しやすいため、打ち上げや歓談などに向いています。飲食を伴うことが多く、立食タイプと着席タイプがあります。

⑦馬蹄形式

馬蹄形式は、前方の机に向かって二重のコの字形式で机を配置するレイアウトです。議長や書記など前方に複数人を配置でき、傍聴側もある程度の人数が収容できます。そのため国際会議やシンポジウムで使われることの多い形式です。

⑧島型形式

島型系形式は、机と椅子のセットが島ごとに分かれて配置されているレイアウトです。グループに分かれて活動する場合に用いられるため、グループディスカッションが発生する会議や研修などに取り入れられます。

⑨正餐形式

正餐形式は、複数の円卓をランダムに配置するレイアウトです。披露宴のゲスト席のようなイメージで、参加者同士が顔を合わせやすい形式となります。フランクなシーンから、格式の高いビジネスシーンまで、幅広く取り入れられる形式です。ただしビジネスシーンの場合は、参加者の席次マナーに気を付ける必要があります。

【貸会議室の分類】運営会社別

貸会議室は運営者もさまざまで、運営元によって貸会議室の特徴も変わってきます。ここでは運営会社別に、貸会議室の分類を見ていきます。

①ホテル

ホテル内にあるホールやカンファレンスルームが貸会議室の役割を果たすため、設備が綺麗で高級感があります。また立地も良いため、アクセスしやすい点も特徴です。受付や飲食提供などのサービスもあり、参加者がそのままホテルに宿泊することもできます。

②貸会議室運営業者

貸会議室を専門としているため、会議な必要な設備や付帯サービスが充実しています。価格帯もリーズナブルな場合が多く、スペースの規模も大中小さまざまです。そのため用途に合わせて幅広く選べる点が特徴です。

③不動産業者

不動産業者の場合は有名ビルの中にあることも多く、付帯サービスやオプションが豊富な点が特徴です。大手不動産業者の場合は全国的に貸会議室を保有していることもあり、各方面から参加者が集まる場合には場所を選びやすい点が特徴です。

④一般企業

一般企業の場合は、研修事業を展開している企業であるケースが多いです。自社が開催する研修やセミナーで利用するほか、研修に利用したい企業に貸し出します。研修用の設備が充実しており、スペースの規模も豊富な点が特徴です。

⑤自治体・公共団体

自治体や公共団体の場合は、コミュニティセンターのような施設内のスペースを貸し出すのが一般的です。そのため民間業者に比べて料金が安い点が特徴です。しかし付帯サービスや設備が充実していないケースもあります。

⑥不動産投資家

不動産投資家のような個人が運営しているケースも増えており、サイドビジネスとして貸会議室事業を営む方も多く見られます。この場合貸会議室の立地や設備、料金などを個人の裁量で決められるため、貸会議室の特徴もさまざまです。

貸会議室のメリット・デメリット

企業のオフィス面積削減の動きや、リモートワーク普及により、貸会議室の需要も右肩上がりです。貸会議室運営を始めるにあたり、利用者のメリット・デメリットを押さえることは大切です。そのためここでは貸会議室のメリット・デメリットを詳しくお伝えします。

貸会議室を利用するメリット

まずは貸会議室の3つのメリットを見ていきます。

賃貸コストの削減につながる

貸会議室は必要な時だけ利用でき、料金も都度利用分だけが発生します。会議室を保有していれば好きな時に好きなだけ利用できますが、利用していない時間は無駄なスペースとなってしまいます。オフィスではその分も家賃を払う必要があるため、維持コストがかなりかかります。そのため必要な時だけ利用できる貸会議室の利用に切り替えることで、賃貸コストの削減にも効果的です。

使用目的に合わせた広さ・形式が選べる

参加する人数や利用目的に応じて、最適な広さや形式が選べる点は貸会議室ならではのメリットです。それに伴い必要な設備も用意されているため、コストパフォーマンスが高いと言えます。

アクセスによって利用場所が選べる

外部から参加者がいる場合、アクセスの良し悪しが重要なポイントとなります。貸会議室であれば参加者の中間地点や駅近など、さまざまな条件から場所が選べます。相手の移動の手間や時間を考慮して場所を指定できるのは、貸会議室最大のメリットとも言えます。

貸会議室を利用するデメリット

一方貸会議室のデメリットには、以下4つのポイントが挙げられます。

コストが割高

頻繁に会議が発生する場合は、賃料に比べてもかえって割高になってしまうケースがあります。貸会議室の場合は利用料だけでなく、移動費も発生します。そのため会議が発生する頻度をあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

急な会議に対応しにくい

貸会議室は専用スペースではないため、好きなタイミングで自由に利用できない点がデメリットです。たとえば前日に急に会議をしたいとの申し出があっても、空いている貸会議室が条件に見合う貸会議室が見つけられないケースも考えられます

下見が必要

大人数での利用やレイアウトの変更が発生する場合、当日に座席やスペースが足りないなどのトラブルが発生しないよう下見が必要な例もあります。下見にあたり移動などの手間がかかるため、この点はデメリットと言えます。

ワークスペースからの移動が発生する

貸会議室を利用する場合は、オフィスなどのワークスペースから移動が発生します。そのため忙しく時間が取りにくい日には、移動の手間がネックな部分になってしまいます。また会議に必要な資料などをワークスペースに忘れてしまった場合に、取りに戻る手間もかかります。

必要な設備を持ち運ぶ必要がある

貸会議室は基本的な設備が揃っていることが多いですが、特別な設備が必要な場合は持ち運ばなければなりません。それが大きいものや重い場合には、運搬の負担が大きくなってしまいます。また貸会議室によっては持ち込めるものを制限していることもあるため、あらかじめ確認すると安心です。

貸会議室が広がりを見せた理由とは

貸会議室が注目されたのは、コロナ禍によるリモートワーク導入の影響も大きいですが、その前から広がりを見せていました。
ここでは貸会議室が広がりを見せた理由もお伝えしていきます。

不動産投資の一種としてニーズが広がった

貸会議室ビジネスは不動産投資の一種としてニーズが広まり、サラリーマンのサイドビジネスとしても注目されています。貸会議室として利用できる物件を探し、利用者が必要とする設備や環境を揃えるだけなので、同時に複数の貸会議室を所有することもできます。また不動産投資の中でも初期費用がリーズナブルなので、参入しやすい点も広まった理由の１つと言えます。

ポータルサイトの充実

ポータルサイトの充実により、貸会議室を貸したい人と借りたい人の需要と供給がマッチしやすくなりました。これにより貸主が会議室運営をしやすくなっただけでなく、利用者も拡大したことで貸会議室が広まっていきました。
貸会議室の代表的なポータルサイトには「スペースマーケット」「スペイシー」「インスタベース」が挙げられます。利用手数料が30〜35％ほどかかるもの、集金代行やシステム提供、集客を一括で代行してくれます。極端に言えば貸主は、貸会議室を保有しているだけで自動的に収益化が叶うということです。特に集客は難易度的にも難しく手間もかかるものであるため、貸主にとって使わない手はないと言えるでしょう。

スマホ利用の普及

スマホ利用が普及したことで利用者が貸会議室を探しやすくなり、市場規模も拡大したと考えられます。これはポータルサイトの充実にも関連して言えることです。
スマホはアプリだけでなく、GoogleやYahoo!のような検索プラットフォームが利用できます。これによりユーザーは思い立ったらすぐに情報収集できるようになり、貸会議室の需要と供給がマッチングしやすい環境となったことが要因しています。

【貸会議室を運営したい方必見】貸会議室運営のメリット・デメリット

貸会議室ビジネスはインターネット広告費を含めると、総額1兆円ほどの市場規模へと成長しています。さらに不動産投資の一種としても貸会議室のニーズが広まっていることで、貸会議室運営を始めようと検討している方も多いでしょう。
ここでは貸会議室運営を始めたい方に向けて、貸会議室運営のメリット・デメリットをお伝えします。

貸会議室運営のメリット

貸会議室運営の最大のメリットは、従来一般的であった貸事務所ビジネスよりも収益面の向上に期待できることです。貸事務所は借りてもらえる期間が長ければ、安定した収益に期待できます。しかし近年は企業のオフィス面積削減の動き、そしてコロナ禍によるリモートワークの促進により、貸事務所の空室率が高い状況です。そのためこれまでのように安定的な収益に期待するのは難しいと言えます。
一方貸会議室であれば不特定多数の利用者に期待できるため、同じ敷地面積でも収益が2倍になるケースがあります。なぜなら1つのスペースでも面積を小さく分けて貸し出せば、その分収益減が増えるからです。

貸会議室運営のデメリット

収益性でみれば魅力的なメリットのある貸会議室運営ですが、デメリットも押さえておくことが重要です。

常に入れ替わりが発生する

貸事務所と異なり、貸会議室は不特定多数に貸し出すスタイルです。これは収益面のメリットとなる一方、常に入れ替わりが発生するということです。継続的な利用者がいる一方で、1回限りの利用者も多くいます。つまり常に新規利用者の獲得が必要となります。ポータルサイトを利用していれば利用者も見つかりやすいですが、競合も多い点がネックなポイントです。

オペレーションコストが発生する

貸会議室は貸主が必ずしも駐在する必要がないため本業の傍でできる一方、鍵の受け渡しなどのオペレーションが発生します。また受付や利用に関する質問などに対応できるリソースも必要です。そのためこのようなオペレーションコストが発生することも押さえておきましょう。鍵の受け渡しに関しては別途コストは発生してしまいますが、スマホで利用できるスマートロックなどの導入が利便性の面でもおすすめです。

管理が必要

利用者からしても、貸会議室の環境は重要なポイントです。そのため掃除などの管理を怠らずに、常に清潔な環境を保つようにしましょう。この点は貸主が対応しても良いですが、貸会議室に頻繁に出向けない場合には、別で管理者や清掃を雇う必要があります。

【貸会議室運営マニュアル：その1】貸会議室の2つの運営方法

ここからは実践的な内容として、貸会議室運営のマニュアルをお伝えしていきます。まずは貸会議室の運営方法を見ていきましょう。

①自社運営の方法

1つ目の方法は、自社運営です。自社運営の場合は貸会議室を個人で契約・準備し、ポータルサイトに登録して集客します。運営の準備から内装や設備の手配、必要な人員の採用など全てを自分で対応する必要があります。

②運営会社に委託する方法

2つ目の方法は、運営会社に委託する方法です。貸会議室ビジネスの市場が拡大したことで、貸会議室の運営代行会社も増えました。運営会社によって対応してくれる範囲や料金はさまざまであるため、開業や運営にあたり代行してほしいことを明確にした上で運営会社を選ぶことがポイントです。一般的に運営会社は、以下のようなサービスを提供しています。

・開業全般：場所選定／内装／予約ページの作成など
・人員手配
・予約管理
・メール、電話対応
・備品対応
・トラブル対応
・清掃
・イベント企画

開業準備や運営を代行してくれるため、コストを適切に削減できる点がメリットです。また貸会議室運営のノウハウのあるスタッフの指示のもと、貸会議室運営ができます。

運営会社に委託する場合、料金形態は主に以下の3つとなります。

固定賃料型 運営会社が借りるオフィスの賃料を払う
固定報酬型 運営会社に固定で報酬を支払う
収益連動型 収益に応じて運営会社に一定の報酬を払う

【貸会議室運営マニュアル：その2】貸会議室運営の始め方の手順

貸会議室運営は貸会議室を借りれば始められることに間違いはありませんが、それ以外にも細かい準備が必要です。ここでは貸会議室運営の始め方を、6つの手順に分けてお伝えします。

①貸会議室運営のための市場調査をする

貸会議室に限らず、新しくビジネスを始める際には市場調査が重要です。市場調査では周辺会議室の「利用料金の相場」「備品」などを確認しましょう。これらを把握しておくことで、周辺の競合との差別化を図ることができます。また利用者ニーズや収益化の現実性を知るためにも、市場調査は欠かせません。

②貸会議室利用料を設定する

市場調査の結果も踏まえて、貸会議室の利用料を設定しましょう。利用料は貸会議室の広さや設備、収容人数によってさまざまです。そのため周辺会議室の利用料を調査する場合は、なるべく立地条件や収容人数、設備などの条件を揃えるようにしましょう。
例として東京や大阪などの都市圏の駅近の貸会議室の場合、50名規模の会議室の場合は1時間１〜2万円、200名規模の場合は1時間5〜10万円ほどが目安です。

③貸会議室利用規約を作成する

貸会議室を良い状態・環境に保ち、継続利用を獲得するためには、利用者に貸会議室を適切に利用してもらうことが必要です。そのために重要なのが、利用規約です。また利用規約はトラブルが発生した際に、裁判の証拠にもなるため必ず作成しましょう。以下は利用規約に入れるべき項目です。

・営業時間
・利用料金
・利用受付と申し込み方法
・予約変更や解約、キャンセルについて
・利用上の注意事項や確認事項：飲食やゴミ類についてなど
・損害賠償と免責　など

利用規約があっても注意事項や守るべき項目は、利用者の常識に任される部分です。とはいえ一部の利用者によるトラブルで運営に損失がでないよう、できる限り詳細に利用規約を作成することが大切です。

④貸会議室の備品を購入する

スペースだけでは貸会議室として成り立たないため、必要な備品を用意しましょう。以下は貸会議室に必要な基本的な備品です。

・イス
・テーブル
・プロジェクター
・スクリーン
・マイクセット
・演台
・パーテーション　など

貸会議室は会議や打ち合わせのほか、研修や説明会など多目的に利用されます。どのような用途で貸し出すかを決定した上で、必要な備品を購入しましょう。

⑤貸会議室の写真撮影をする

備品が揃い開業できる状態になったら、ポータルサイトや予約ページに掲載する用の写真撮影をしましょう。ネットで貸会議室を探している利用者は、さまざまな貸会議室を比較検討しています。そこで重要な判断材料となるのが写真です。利用料金や立地条件も重要な判断材料ですが、付近の競合であればこの点は大体同じ条件となるでしょう。そのため貸会議室の環境や設備が差別化を図るポイントとなります。そのためには利用者の目を引くような写真を用意することが重要です。

⑥貸会議室をポータルサイトに掲載する

効率的に集客を図り、運営の手間を省くためには、ポータルサイトへの掲載が有効的です。以下3つのポータルサイトは利用者も多いため、いずれかに掲載してみてください。

・スペースマーケット
・インスタベース
・会議室ドットコム

最初のうちは新規利用者の集客が重要なので、集客の自動化が可能なポータルサイトの利用は必須と言えるでしょう。

貸会議室運営の初期投資コストと収益構造
実際に貸会議室運営を始めるにあたり、初期投資コストや収益構造の明確な実例がないと不安に感じる方も多いのではないでしょうか。そのためここでは当社が運営をサポートしている例から、初期投資コストや収益構造をご紹介します。

大阪府大阪市の貸会議室の事例
収容人数 少人数〜60名
面積 85㎡
アクセス 最寄駅から徒歩5分前後
初期投資コスト 30万円
内訳：机、イス、プロジェクター、ホワイトボードなど
通常賃料 20万円前後
ポータルサイト利用料 10万円前後
清掃費用 2万円前後（定期清掃）
運営最高収益 50万円前後

立地や収容人数、会議室の貸し出し数によってもさまざまであるため、上記数値は参考としてください。初期投資コストやランニングコストはある程度かかるものの、回収できる収益は得られています。ポータルサイトや定期清掃サービスを利用していれば、基本的に運営において対応することはほとんどありません。そのため負担なくして、収益の自動化に期待できると言えます。

まとめ

今回は貸会議室について、貸会議室の分類から利用者・運営者のメリット・デメリット、運営を始める手順などをご紹介しました。
貸会議室は市場規模が拡大していることからもわかるように、需要が増えているサービスです。ポータルサイトや運営代行会社も充実していることから、初心者でも始めやすいビジネスと言えます。またシェアリングエコノミーが活性化している現代において、貸会議室はマッチしているビジネスです。本業の傍、不動産投資の一種としても始められます。ひとくちに貸会議室と言っても種類はさまざまであるため、初期投資コストや賃貸スペースの条件などを踏まえて、最適な貸会議室を用意しましょう。
貸会議室運営に関心がある、始めようと検討している方は、ぜひ今記事を参考にしてみてください。