分譲マンションを購入した場合、賃貸物件や戸建てなどではあまり聞かない「管理組合」や「理事会」といった言葉がよく聞かれるようになります。
場合によっては管理組合や理事会の役員に任命されることもあるでしょう。
同じマンションを所有している住民同士、トラブルへの発展を防ぐためにも、あらかじめマンションの管理組合や理事会について理解しておくことも大切です。
そこで今回は、マンションの理事会について活動内容や選任方法などを解説していきます。
万が一理事会に選出された場合にやるべきことや、役員を断っても良いかなどもご紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。
Contents
マンションの管理組合とは？
まずはマンションの管理組合についてご紹介します。
管理組合とは、マンションの区分所有者、つまり購入した住民で構成されている団体です。
分譲マンションを購入した時点で、管理組合を構成する1人になったと言えます。
「マンション管理費を支払っているのだから、マンションの管理は管理会社に任せれば良い」と考える人もいますが、管理会社はあくまで業務を委託されているだけであり、実際にマンションの維持管理を行うための話し合いは管理組合や理事会によって行われます。
なお、マンション管理に関して区分所有法（建物の区分所有等に関する法律）によって定められているものの、細々とした規則や具体的にどのような管理を実施するかなどはマンションごとに違っており、管理規約に明記されていることがほとんどです。
管理組合は法律で設立が義務付けられている
分譲マンションでは必ず管理組合を立ち上げ、管理を担わなくてはならないのでしょうか？
区分所有法によると、区分所有者（住民）全員で建物や敷地、付属施設の管理を行う団体を構成し、集会を開いて規約を定めるとしています。
そのため、管理組合を設立することは法律で義務付けられていると言えます。
管理組合の具体的な役割
国土交通省が公表する「マンション標準管理規約」によると、管理組合は区分所有者が共同で利益を増進し、住みよい環境を確保することが目的であるとしています。
そのため、管理組合はこの目的を達成することが主な役割と言えるでしょう。
共同で利益を増進するというのは、マンションの資産価値を高めることや管理費用を正しく有効に使うことにつながってきます。
また、住みよい環境の確保は、住民が安心して暮らせる環境づくりを手がけることです。
分譲マンションは区分所有者が保有する専有部分と、エントランスやエレベーターなど、区分所有者全員で共有している共用部分に分けられます。
専有部分はそれぞれの区分所有者によって管理されることとなりますが、全員が共有して利用する共用部分に関しては管理する人がいない場合、清掃が不十分になったり設備が不具合を起こしても対処しなかったりする場合もあります。
共用部分の管理が不十分になってしまうと、暮らしている入居者が不便を被ってしまうのはもちろん、建物の資産価値も低下してしまうでしょう。
管理組合ではこうした事態を防ぎ、安全かつ快適に暮らせるよう共用部分を中心に建物の管理をする役割を担っているのです。
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マンションの理事会とは？
ここまでマンションの管理組合についてご紹介してきましたが、理事会とはどういった組織になるのでしょうか？
続いては、マンションの理事会について解説していきます。
理事会の概要
理事会は、マンションの維持管理を進める管理組合をまとめる組織になります。
管理組合は基本的に分譲マンションであれば区分を所有する全員が管理組合員になり、マンションを管理していきます。
しかし、管理組合員になっても管理業務をサボったり、誰が共用部分を清掃・管理すればいいかわからなかったりする場合もあるでしょう。
そんな中で役割を発揮するのが理事会です。
理事会では管理組合員の中から理事や監事などの役員を決め、管理業務をまとめ上げます。
区分所有法では管理組合法人の場合、理事・監事を定める必要があるとしていますが、そうでない管理組合の場合は役員を定める必要性は明記されていません。
ただし、ほとんどの管理組合では役員を決めているため、理事会が設けられていると考えられます。
役員の法律上における立場について
マンションの管理組合と理事会の役員は、基本的に管理組合側が委任者、役員は受任者と考え、委任契約を結んでいる関係性であると言えます。
この委任契約は、理事会の役員として在任している期間は善管注意義務を負っていると認識され、万が一この義務に違反した場合には債務不履行責任として管理組合から損害賠償請求をされる可能性があります。
善管注意義務違反はそれぞれの事情によって異なるものの、例えば役員が管理費を横領していた、または知っていたにも関わらず放置していた場合、義務を果たしていないとされる可能性が高いです。
法律的にもきちんと役員として義務を果たす必要があります。
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理事会と総会は何が違う？
管理組合に関することで、理事会の他に「総会」というものがあります。
理事会と総会ではどういった部分が違っているのでしょうか？
ここでは、理事会と総会の違いについて解説します。
「総会」とは？
管理組合の総会は、年1回以上開催される会議です。
管理組合員で審議・決議を行い、管理組合の意思決定を決める場になるため、原則区分所有者は全員出席することになります。
マンションの標準管理規約では、総会は新会計年度開始から2ヶ月以内に開催するものと定められています。
新会計年度はマンションごとに違っているため、総会が開かれる時期もそれぞれで異なります。
ただし、会計年度を3月で区切っているマンションも多いため、4～6月に総会を開催するケースが多く見られます。
定期総会・臨時総会について
総会は大きく「定期総会」と「臨時総会」の2種類に分けられます。
定期総会は理事長が年1回管理組合員を招集して行われるものです。
臨時総会は理事長が「開催が必要」と判断した場合に、臨時で招集をかけて開催するものを指します。
この総会を成立させるためには、議決権総数の半数以上、つまり区分所有者の半数以上が総会に出席する必要があります。
これは標準管理規約で定められているもので、そのまま活用しているマンションの場合は出席者が半数を超えていなければ総会とは言えないことになります。
総会の決議で決めること
総会では主に「普通決議」と「特別決議」について決めていきます。
【普通決議で決める事項】
・管理組合における収支決算
・収支決算や事業計画に関する審議
・管理費など金額の決定と変更
・理事会役員の選任および解任
・管理組合規約に基づく細則の設定や変更、廃止
・共用部分の軽微な変更
・管理組合業務の委託に関する決定や変更 など
【特別決議で決める事項】
・管理規約の設定や変更、廃止
・共用部分の変更
・組合法人の取得や解散に関する決議
・建物の2分の1以上が大規模滅失した場合の復旧について
普通決議に比べて、特別決議は普通決議よりも重要な内容であることが多いです。
標準管理規約において、特別決議が通るためには組合員の総数4分の3以上、議決権総数の4分の3以上が賛成する必要があります。
特に建物の建て替えに関する決議は、組合員の総数5分の4以上、議決権総数5分の4以上の賛成が必要です。
理事会と総会の違い
理事会は総会で決まったことを実際に行うための組織になります。
理事会の役員は総会で選任されるのが基本です。
理事会は管理組合の業務を執行する機関として機能しており、総会の決定に基づいて業務を執り行います。
会社で例えるなら、総会は株主総会で、理事会は取締役会と言えるでしょう。
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マンションの理事会における役割
マンションの理事会には、主に5つの役割が存在しています。
・理事長
・副理事長
・会計
・監事
・その他
それぞれの役割について詳しく解説していきましょう。
理事長
理事長は理事会または管理組合における代表的な立ち位置で、総会の招集や議事の進行、管理会社をはじめ外部業者との窓口などを務めています。
理事長というと様々な権限を持っているように思えますが、実際にはすべての権限を有しているわけではなく、あくまでも物事を進めるためには理事会での協議や総会で承認を得なくてはなりません。
副理事長
副理事長は理事長のサポート役を担うのが基本です。
例えば理事長がどうしても理事会・総会などに参加できなかった場合、副理事長がその代役を務めて議事の進行を行います。
マンションの規模によって異なるものの、基本的には理事長に何か問題やトラブルが発生しなければ、副理事長が特別に役割を負うこともありません。
会計
会計は、区分所有者から徴収・積立を行っている管理費の出納や保管、運用、支出などの会計業務を担っています。
例えば現金や通帳の管理や収支管理、管理費を滞納している区分所有者に対する督促、会計に関する資料づくりなどです。
会計では専門的な知識を必要とするため、管理会社に会計業務を委託しているケースも少なくありません。
この場合、会計担当の理事が管理会社から提出された会計資料や関係書類にすべて目を通し、収支状況を把握しておく必要があります。
また、少額の小口現金を運用している場合、その管理と帳簿記入なども会計担当の理事がその役割を担います。
監事
監事は理事会活動が適切に行われているか、役職者は自分の役割をきちんと果たしているかなどを監査する役割です。
例えばお金の流れを確認し、不審な点はないかなどを調べていきます。
万が一問題があった場合、理事長に代わって臨時総会を開くことも可能です。
問題がなかった場合でも、監査を行った結果について通常総会で報告する必要があります。
その他の役割
基本的な役割は上記の4つになりますが、この他にもマンションによっては様々な役職を設けている場合があります。
・防災担当
・修繕担当
・植栽担当
・自治会担当
・広報担当
防災担当は主にマンションでの防災訓練などを担う役職です。
大規模な地震が発生した場合の避難訓練や、エレベーターが停止した場合の対処法などの防災訓練を通じて、万が一災害が発生した場合でも住民が安全かつ速やかに避難できることを目指します。
修繕担当はマンションの大規模修繕に関して、施工業者とのやり取りや修繕の問い合わせを受けるなどの役割を持っています。
植栽担当はマンション周辺の植栽管理を担う役職であり、自治会担当はマンション内だけでなく地域の方と良い関係性を構築していくための担当者です。
広報担当は主に入居者が共有すべき情報をまとめ、発信する役割を担います。
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マンションの理事会役員を選任する方法
マンションの理事会役員はどのように選任されるのかも、事前に把握しておくことが大切です。
理事会の選任方法はマンションによって若干異なるものの、大きく3つに分かれます。
・立候補
・推薦
・輪番制
自ら役員になることを希望する立候補と他の住民から選ばれる推薦は、いずれも総会での決議で役員になるかどうかが決まります。
輪番制は前もって住居ごとに順番を決め、その持ち回りで理事会役員を決める方法です。
持ち回りではあるものの、基本的には毎年開催されているマンションの定期総会にて、理事の選任と決議を行います。
立候補や推薦で決めるメリットは、住民から信頼がある人が選ばれやすい点です。
住民からの信頼が厚い人が立候補または推薦で選ばれた場合、大規模修繕など重要な話し合いに関しても合意形成が図りやすくなります。
また、不動産管理に関する知識を持っている方が選ばれることも期待できるでしょう。
一方、輪番制は多くの住民が役員を経験できる点がメリットです。
多くの住民が理事を経験しておくことで、管理組合の管理に関する理解も広まります。
また、輪番制では常に理事を務めるメンバーが入れ替わり、長期にわたって理事を務める人がいないので、不透明な運営を防ぐことも可能です。
さらに、いつから役員になるかがわかるため、事前に気持ちの整理をつけられます。
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理事会はどれくらいの頻度で活動する？
理事会が開催される頻度は、多くのマンションで月に1回～数ヶ月に1回程度の割合で行われています。
開催される頻度は各マンションによって異なるので、理事会に選任された場合はあらかじめ管理規約などを確認し、どれくらいの頻度で開催されているものか確認しておきましょう。
理事会を開催するだけでなく、役割によって業務を行う必要があります。
しかし、多くのマンションでは管理会社が業務の一部を担っているため、役員に選任されたからといって毎日マンション管理に関する業務に追われることもありません。
マンションの維持管理を行うのはあくまでも当事者となる管理会社です。
管理会社は理事会から委託された業務を実施し、理事会に行った業務について報告します。
この時、管理会社側は理事会に対してアドバイスや提案などを行えますが、情報を知った上でどのように決断を下していくかは管理組合の判断となります。
例えば勝手に修繕計画を立てたり、自身が選んだ業者に発注をかけたりすることはできないのです。
理事会で行う話し合いや区分所有者が出席する総会などを経て、最終的な決断に持っていきます。
なお、管理会社に業務を委託しない自主管理の場合、自分たちで管理業務をしなくてはならないことが増えてしまうため、理事会の開催や管理業務を行う頻度は増えます。
マンションの管理業務は多種多様で専門知識を有する場面も少なくないことから、基本的には管理会社と委託契約を結んでおくと良いでしょう。
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理事会に選ばれたら最初にやるべきこと
もしも理事会役員に選任されたら、最初に以下のポイントを実行してみてください。
自分のマンションを隅々まで確認してみる
理事会役員に選ばれた場合、まずは自分のマンションを隅々まで確認してみてください。
確認するのは主に共用部分やマンションの設備です。
もし劣化や不具合が見られるようなら、対処する必要が出てきます。
また、外観に関しても塗装やタイルの剥がれはないか、植栽管理は十分に行えているかなどをチェックしていきます。
ここでもし問題があれば、理事会の話し合い時に相談・提案をしてみましょう。
管理規約を今一度確認してみる
理事会は管理規約に基づいてマンションの管理業務を担うため、管理規約の内容を確認することも大切です。
管理規約の内容は誰でも閲覧することが可能ですが、区分所有者の場合は購入する際は不動産会社から管理規約のコピーをもらったり、以前住んでいた所有者から引き継がれたりします。
中古マンションの場合、購入を検討している段階で管理規約を閲覧することが可能です。
なお、管理室があるマンションでは管理規約以外にも総会の議案書や議事録などが保管されています。
議案書や議事録を確認すると、事前にどのように総会が開催されていたのか、どういった意見が出ていたのかなども確認することが可能です。
管理委託契約書の内容を確認する
実際に理事会役員となったら、不動産管理会社と締結させた管理委託契約書の内容を確認してみましょう。
管理委託契約書は理事会の役員にならないとチェックするのは難しいため、役員になったことを活かして契約内容が適正かどうかチェックしてみてください。
マンション管理に関する法律について知っておく
マンションを管理する上で関連する法律などを知っておくと便利です。
マンション管理に関する法律は以下のとおりです。
・区分所有法
区分所有法は「マンション法」とも呼ばれるほど、マンションの区分所有に関して詳しく明記された法律です。
・マンション管理適正化法
マンション管理適正化法は、マンション管理の指針から管理組合が行う努力義務について、マンション管理士制度の創設、管理会社の登録制度、行政の支援などに関する法律です。
2020年6月に適正化法が改正され、2022年4月から施行されました。
・マンション標準管理規約
マンション標準管理規約は、区分所有法に準拠して策定された規約です。
国土交通省が定めたモデル規約であり、定期的に見直しが図られています。
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マンションの理事会役員は断っても良い？トラブルなく拒否する方法
マンションの理事に選任された場合、話し合いへの参加や管理業務を担うことになります。
輪番制なら区分所有者全員が理事を務めることになりますが、タイミング的に理事の業務が難しい場合もあるでしょう。
もし理事会役員に選ばれた場合、断っても良いのでしょうか？
ここでは、理事会役員は断れるのかと、トラブルを起こさずに拒否する方法をご紹介します。
マンションの理事会役員を断ること自体は可能
結論から言えばマンションの理事会役員を断ることは可能です。
区分所有法では管理組合への加入自体は必須であるものの、役員の選出に関して特に決まりごとはありません。
「拒否してはいけない」といった文言もないため、断ることはできます。
しかし、輪番制なら特に全員が公平に役員を行うものになるので、自身が理事会を断ったことで誰かがその穴を埋めなくてはなりません。
つまり、断り方などに配慮せず役員を断ってしまった場合は、人間関係の悪化につながる恐れがあるので注意が必要です。
トラブルなく拒否する方法
住民とトラブルがない状態で役員を断りたい場合は、どういった断り方をすればいいのか、どんな理由で拒否するべきかを考えてみましょう。
【断る際のポイント】
トラブルなく断る場合には、まず断り方に配慮することが大切です。
例えば「今役員を行うのは難しいが、来年からは少し手も空くので役員をできる」と伝えておくと、きちんと役員を行う意思はあるのだと認識できます。
また、役員を断りたい場合には代わりに役員となってくれる人を探してみましょう。
役員を断ってしまうと、その穴を埋めなくてはならないため別の住民を役員として選出する必要があります。
しかし、輪番制だと既にどのタイミングで役員をするかが決まっているため、引き受けてくれる人は少ないです。
日頃から近隣の方とコミュニケーションを取っておき、助け合いながら生活を続けていくことで、代わりに役員となってくれる方が見つかるかもしれません。
【断る際の理由】
・仕事を理由に断る
仕事を理由に断る場合、単に「忙しいから」という理由だけでは受け入れてもらえない可能性が高いです。
なぜなら他の住民も仕事をしており、忙しい日々を過ごしているためです。
仕事が理由の場合は、1ヶ月の半分以上は出張で出かけている、海外赴任をしている、理事会が開催される曜日・時間帯に仕事が入っていることを理由にすると断りやすいです。
このような理由でも「引き受けられないのは当然」という立場でいると、周りから反感を買ってしまう可能性もあるので注意してください。
・健康面を理由に断る
健康面を理由に断る方法もあります。
例えば自分自身や家族の通院、介護などが必要で理事会に出席できない場合、周りの住民にも理解してもらえる可能性が高いです。
ただし、健康面に関しては他の家庭でも言えることなので、場合によっては正当な理由として判断されないケースもあります。
具体的な症状も併せて説明することで、解決しやすくなるでしょう。
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近年注目される「第三者管理方式」とは？
分譲マンションでは現在理事会役員のなり手が不足しています。
この問題を解消できる方法として近年注目を集めているのが、第三者管理方式です。
ここでは、第三者管理方式について詳しく解説していきます。
第三者管理方式とは？
第三者管理方式とは、マンション管理において第三者に分類される外部の専門家が理事長に就任し、管理組合運営をお任せする方法です。
マンション管理は基本的に総会によって選任された理事会役員が管理組合を組織し、実務は不動産管理会社へ委託するのが一般的でした。
第三者管理方式を選択すると修繕積立金の管理や修繕計画の策定、住民への共有・報告など、理事会における業務を実質的に外部の専門家が行うことで、プロならではの運営管理が行えるようになります。
第三者として任されるのは、マンション管理士やマンションの管理会社、弁護士、司法書士、建築士などの職種です。
第三者管理方式が注目されている理由
第三者管理方式が注目されている理由として、以下3つの理由が考えられているためです。
・マンション標準管理規約が改正された
第三者管理方式の認知が広まったのは、国土交通省によるマンション標準管理規約の改正が行われた2016年です。
以前まで標準管理規約は理事会で管理されることがほとんどでした。
しかし、理事の担い手不足などの影響を受けて、2016年の改正により外部の専門家に運営を委託する第三者管理方式の条文が追加されたのです。
・建物の老朽化と住民の高齢化が進んでいる
近年は築年数の多いマンションが増えており、区分所有者の高齢化も進んでいます。
老朽化と高齢化が進んでいる中で、理事会や管理運営に興味を持つ層が少なくなっています。
こうした影響もあり、第三者管理方式の需要が高まっているのです。
・役員のなり手が少ない
住民の高齢化にも関与していますが、役員のなり手がいないことも問題点の1つです。
マンションの理事長や役員に選ばれてしまうと、基本的には管理業務は休日や夜間などに行わなければならず、仕事や家事と両立していこうにも負担に感じてしまう部分が多くなります。
役員のなり手が少ないことに関して悩む管理組合も多いでしょう。
そういった問題を抱えている管理組合は、第三者管理方式を使って外部への委託も検討してみてください。
第三者管理方式の種類
国土交通省が想定する第三者管理方式は、主に3種類に分類できます。
・理事や監事外部専門型または理事長外部専門家型
マンション管理士などの外部の専門家がマンション管理責任者に就任する方法です。
外部の専門家で理事会役員を構成し、区分所有者の役員と一緒に管理組合を運営していきます。
・外部管理者理事会監督型
外部の専門家を理事長に選任し、理事会が監事的な立場となって外部管理者を監視する方法です。
区分所有者だけでなく、監査法人など外部監査を依頼するケースもあります。
・外部管理者総会監督型
理事会を廃止して、マンション管理士などの専門家が管理者として就任する方法です。
理事会自体がなくなり、区分所有者の中から選出された人が監事役として専門家の業務を監視していきます。
第三者管理方式を取り入れるメリット
第三者管理方式を取り入れる大きなメリットとして、管理組合側の負担を軽減できることが挙げられます。
一般的には輪番制で理事を順番に担当していくことになりますが、参加できない区分所有者もいるため理事の選出について頭を悩ませる管理組合も多いです。
しかし、第三者管理方式を採用すれば選出の負担も減ります。
また、外部の専門家に管理運営を委託できるので、管理内容の適正化が期待できるのもポイントです。
大規模修繕や日常的な工事なども、理事会で計画の策定や意思決定を下していきます。
しかし、これらは決めることも多いですし、何より専門的な視点が必要となる場合もあります。
第三者管理方式で初めから外部の専門家に任せていれば、大規模修繕工事や日常的な工事でも適切な計画の策定と意思決定を行ってくれるでしょう。
第三者管理方式のデメリット
第三者管理方式にもデメリットはあります。
例えば第三者管理方式は外部の専門家に依頼することになるため、その分報酬が必要となり管理費も高額になる恐れがあります。
管理を外部へ委託する場合は金銭的な負担が増加するため、区分所有者から理解を得た上で採用するかどうかを決めなくてはなりません。
また、利益相反行為にあたる可能性が高まります。
利益相反行為とは、本来であれば区分所有者側が発注するところを、受注側の利益が最優先されて発注する行為です。
例えば委託された外部管理者が、バックマージンなどを受け取るために組合員が望んでいない運営を行う可能性もあります。
こういったデメリットがあることも理解した上で、第三者管理方式を取り入れるかどうか検討する必要があります。
今回は、マンションの理事会について解説してきました。
マンションの理事会は住みよい環境づくりのために管理業務を担う組織です。
理事会の役員は立候補や推薦、輪番制によって決まりますが、役員に選任されたとしても義務ではないため断ることは可能です。
ただし、断った場合は他の住民がその穴を埋めなくてはならないため、人間関係の悪化につながる可能性もあるでしょう。
そのため、輪番制であればなるべく断らず、理事会役員を務めておいた方が良いです。
