ベンチャー企業のオフィス移転!不動産会社選びのポイントなどをご紹介!

まだ立ち上がったばかりのベンチャー企業は、オフィスの移転を行う際の物件探しからオフィス内のデザイン、オフィス家具選びやネットワーク環境など、こだわりを叶えてくれる所を探すことでしょう。
ベンチャー企業がオフィスを移転する場合、このようなこだわりや充実感が得られる不動産会社を探したいところですが、どのような選び方をしたらいいのか悩む場合もあります。
ここでは、ベンチャー企業がオフィス移転の際にどのような不動産会社を選ぶべきなのかをポイントごとに紹介していきます。
また移転の手順についても紹介していくので、オフィス移転を成功させるためにも参考にしてみてください。

ベンチャー企業のオフィス移転で注意すべきポイント

ベンチャー企業

ベンチャー企業に限らず、オフィス移転を成功させるためにはどのような点に注意するべきでしょうか?
ベンチャー企業のオフィス移転において、注意したいポイントをまとめてみました。

どのような形態のオフィスにするか決める

オフィス移転の際に決めておきたいのは、オフィスの形態です。
オフィスには、賃貸オフィス、レンタルオフィス、コワーキングスペースがあり、それぞれの特徴や形態、費用などの違いがあります。
企業の特徴に合ったものを選ぶために、オフィス形態の違いを紹介していきます。

賃貸オフィス

賃貸オフィスは、賃貸契約を結んでスペースを確保する形態です。
ビルの一室や物件を借りることができるため、自社だけがその部分を独占できます。
クライアントからの信頼感が得やすいだけでなく、内装からオフィスデザインも自由に変えられるため、こだわりのある企業には最適でしょう。
その一方で賃貸物件となるため、借りる際の敷金や礼金、毎月の賃料やOA機器、インターネット環境などの設備といったインフラ導入に関しての手間や費用が必要です。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、既に机やキャビネットなどのオフィス家具に加えて、ネット回線なども既に備わったスペースのことです。
既に備わっている設備や家具は利用料金が含まれているため、賃貸オフィスに比べて低価格なのが魅力でしょう。
しかし、レンタルオフィスといってもその内容は様々で、共有スペースがパーテーションで仕切られているものもあれば、個室になっているものもあります。
企業の内容に合わせた環境が選べるようになっていて、中には会社として法人登記が可能なレンタルオフィスもあります。

コワーキングスペース

コワーキングとは、英語で共に働くという意味があり、フリーランスや小規模事業者が他の人と交流しながら働くスタイルのことを指しています。
そのため、カフェや図書館のような広いオープンスペースを利用できるのがコワーキングスペースとなっています。
オフィスとして限られた空間や同じ場所で仕事をするのではなく、空いている場所を自由に使えるのが特徴です。
一定の利用料金を支払うことで、個室が利用できるシステムなどもありますが、一般的にはフリースペースのみが利用できます。
社外の人とも交流できるため、新しい出会いやビジネスチャンスが訪れる可能性もあり、刺激的なワーキングスペースとなっていますが、中には郵便物の受け取りや法人登記ができない所もありますが、他のオフィス形態と比較しても低価格で利用できるのが魅力です。

移転を検討する際に意識すべきポイントを把握しておく

オフィス形態には賃貸オフィス、レンタルオフィス、コワーキングスペースがあり、それぞれの特徴や違いがあることが分かりました。
ベンチャー企業の特色に合わせるためにも、オフィス移転の前にはいくつかのポイントに合わせて環境を選んでみましょう。

会議室に関して

ベンチャー企業は、今後さらなる事業拡大が期待されている所も多いでしょう。
このような企業は、新たなプロジェクトの立ち上げや事業拡大のための話し合いが行われる頻度も高く、これから話を突き詰めていく場合には、会議が急遽開催されることもあるでしょう。
賃貸オフィスであれば会議室を事前に設けることができますが、レンタルオフィスやコワーキングスペースの場合、会議室が共有スペースであったり、事前の予約制であったりします。
会議の頻度、人数、コストなどを考慮しながら、オフィスにおいて会議室の必要性を考慮してみましょう。

採用に関して

就職活動している人にとって企業選びのポイントは様々ですが、通勤など利便性の高さやオフィス環境に注目して選ぶ人も多くいます。
採用に関して一定の効果を得るには、都心の一等地やオフィスの雰囲気、自由度の高いコミュニケーション環境などをポイントにしてみると、これまで得られなかった効果が得られるでしょう。

今後の事業計画に関して

今はまだベンチャー企業と呼ばれていたとしても、この期間が長く続くわけではありません。
今後の事業計画において、将来事業が拡大した場合や人数が増えていくことが予想されているのなら、どれくらいまで社員数が増えるのかを予想しておく必要があるでしょう。
中長期的な事業計画を行うことで、オフィス移転の回数が減らせるだけでなく、将来的なコスト面においても見通しが立ちます。

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オフィス移転前のやるべきことも把握しておこう

オフィス移転

オフィスの移転では、事前にやるべきことがいくつかあります。
移転を決めたなら、やるべきことをしっかりと把握しておきましょう。

なぜ移転するのか目的をはっきりさせておく

オフィス移転を検討している場合、なぜ移転しなければならないのかという目的をはっきりさせておきましょう。
一般的にオフィス移転が必要な場合、このような目的があります。

・事業拡大
・業務の効率化
・オフィス環境改善
・ワークスタイルの自由化
・企業イメージ
・新拠点の設立

このような理由によってオフィスが移転されるケースがありますが、これらの理由の前にははっきりと「どのような目的で移転が必要なのか」というのが前提です。
この前提となる部分が不明確であれば、オフィス移転が成功するどころか移転そのものが失敗となってしまいます。
オフィスを移転する目的や必要性が理解できていれば、新オフィスになる物件探しやレイアウト、オフィス家具やオフィススタイル選びもスムーズになるでしょう。
オフィス移転に関して、専属チームや担当者を決めておくと、よりスムーズに進むのでおすすめです。

移転先のオフィス選び

移転目的がはっきり決まったなら、次は移転先のオフィスを選びます。
オフィス移転の目的を満たすような環境や場所となる必要がありますが、主にこのようなポイントを組み合わせて探していくとよいでしょう。

・立地条件
・周辺の環境
・新オフィスとなる物件の価格相場
・最寄り駅からのアクセス
・敷金、礼金、賃貸料、保証金など毎月の必要費用
・役所や銀行、コンビニなど周辺の施設確認
・駐車場や駐輪場の有無
・空調などの設備
・電気容量、電話、ネット回線などの環境
・有効面積
・室内の形状

移転先のオフィスでは、以前のオフィスと比べてより良い環境でなければなりません。
移転前に不便に感じた部分、新たな取り入れたいものなどを確認しながら選ぶのがポイントです。

解約予告時期について確認しておく

現在使用しているオフィスからの移転を決めたなら、一定の期間前までにオフィスの不動産会社やオーナーに対して解約予告通知をする必要があります。
解約予告通知は、一般的に解約日の6ヶ月前には行わなければなりませんが、同時に新たなオフィスの契約、移転スケジュールなども関わってくるため、予定を立てるのが困難な場合もあるでしょう。
さらに、退去日までに原状回復も済ませておかなければなりません。
他にも解約の際には預託金の返還があるか、退去時には何をすべきかなどの取り決めもあるため、早めに確認しておく必要があります。

工事の手配を早めにしておく

解約予告時期を確認したら、新しい移転先で業務が行えるようにしておくこと、そして今までのオフィスを元通りにしていくことを同時に進行しなければなりません。
そのためには、工事の手配を早めに行う必要があります。
工事前には新しいオフィスの内装工事、電気工事を手配しておきましょう。
賃貸オフィスの場合、規模にもよりますが工事完了までには1~2ヶ月程度の時間が必要です。

内装以外にも電気工事が必要な場合は、それぞれに確認して手配しなければなりません。
レイアウト、オフィスデザイン、オフィス家具、OA機器が決まったらすぐにでも手配できるように準備しておきましょう。

原状回復工事も忘れずに行う

新たなオフィス移転工事と同時に、現在のオフィスの原状回復工事も忘れずに行います。
これまで賃貸オフィスを利用していた場合、原状回復工事を行うのが基本です。
この原状回復工事では、入居時と同じような状態にして返すことを示していて、経年劣化や通常の消耗による汚れなどは対象外となります。
長期間借りていた場合、どこまでが原状回復となるのか、原状回復工事で業者の指定があるのか、敷金があった場合は原状回復費が範囲内で賄われるのかなど、不動産会社やオーナーに確認しておくとよいでしょう。

移転の際に必要な手続きを確認しておく

オフィス移転の際には、周辺への挨拶以外にも必要な手続きがあります。
主な手続きは以下の通りです。

・取引先企業へ移転に伴う挨拶状
・移転に伴う電話回線の変更
・インターネット関連
・郵便物の転送手続き
・リース機器に関しての手続き
・金融機関や会計事務所への移転連絡
・自社ホームページでの告知
・社印、名刺、契約書、請求書など住所変更

忘れてしまいがちですが、関連している所にはきちんと移転のお知らせを行うようにしましょう。

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オフィス移転後の手続きは早めにとりかかろう

ベンチャー企業

オフィス移転が問題なく完了できても安心してはいけません。
オフィス移転時には、いくつかの手続きが必要になってきます。
ここでは、オフィス移転時に欠かせない手続きの内容を解説していきます。

銀行口座やクレジットカードの住所を変更する

オフィス移転の際には、銀行へ移転する旨を伝えて住所変更を行いましょう。
また法人契約でクレジットカードを所有している場合、銀行口座と同様にクレジットカードの住所変更も必要です。
銀行口座の場合、窓口での変更も可能ですがオンラインでも手続きができます。
住所変更の手続きは、方法によって用意する書類などが変わってきます。

特にクレジットカードの住所変更は、WEB上で変更に必要な書類の詳細が書かれていますが、クレジット会社によってオンライン対応していない場合もあります。
事前に問い合わせをしておき、何が必要になるのかを確認しておくとスムーズに手続きが済むでしょう。

申請の期限が設けられている法的手続きも忘れずに

企業が本店もしくは支店を移転する場合、「本店・支店移転登記申請」を法務局に行わなければなりません。
これは会社法によって、登記事項が変更された場合に必要なものであり、所在地の住所変更日から一定の期限内に変更登記をするものと定められています。

移転登記の申請

移転登記の申請は、本店と支店によって内容が異なります。

【本店移転登記申請】
申請書類:株主総会議事録、取締役会議事録、本店移転登記申請書
申請期限:移転日から2週間以内
申請先:新しい本店所在地管轄の法務局

【支店移転登記申請】
申請書類:株主総会議事録、取締役会議事録、支店移転登記申請書
申請期限と申請先:新しい本店所在地管轄の法務局は移転日から2週間以内、旧支店所在地管轄の法務局は移転日から3週間以内、新しい支店所在地管轄の法務局は移転日から4週間以内

労災保険や雇用保険に関する手続き

企業が移転する場合、労働保険や雇用保険の手続きが必要です。
新たな所在地に変わった日の翌日から10日以内に、労災保険や雇用保険に関する変更届を提出しなければなりません。
提出するのは、管轄する労働基準監督署もしくは、ハローワークで「労働保険名称、所在地等変更届」と「雇用保険事業主事業所各種変更届」が必要です。
この書類は、会社の事業内容によって手続きが異なります。

【会社の事業内容】
・一元適用事業(二元適用事業以外):労災保険と雇用保険の保険料納付がまとめてできる事業

・二元適用事業(建設業や農林、畜産、水産業、都道府県や市町村などの事業):労災保険と雇用保険の保険料納付を別々に行う事業

一元適用事業は保険料の納付時に労働保険番号が1つだけですが、二元適用事業は労働保険番号が2つとなり、労災保険分と雇用保険分に付与されます。
そのため、一元適用事業は労災保険と雇用保険をまとめて申請することができますが、最初に「労働保険名称、所在地等変更届」を移転後の所在地を管轄する労働基準監督署に提出してから、「雇用保険事業主事業所各種変更届」を同じく移転後の所在地を管轄するハローワークへ提出する流れです。
なお、雇用保険の手続きには添付書類に「労働保険名称、所在地等変更届」の控えが必要になるので、必ず「労働保険名称、所在地等変更届」の申請を先に済ませましょう。

二元適用事業の場合、労災保険の部分に関しては移転後の所在地を管轄する労働基準監督署で、「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。
雇用保険も移転後の所在地を管轄するハローワークへ、「労働保険名称、所在地等変更届」および、「雇用保険事業主事業所各種変更届」の提出が必要です。
この「労働保険名称、所在地等変更届」と「雇用保険事業主事業所各種変更届」の提出先と期限、手続きの対象者が以下の通りです。

【労働保険名称、所在地等変更届】
提出先:管轄する労働基準監督署もしくは公共職業安定(ハローワーク)
提出期限:所在地変更の翌日から10日以内
提出方法:郵送、窓口、電子申請
手続き対象者:事業主または代行の社会保険労務士でも可

【雇用保険事業主事業所各種変更届】
提出先:管轄する公共職業安定所(ハローワーク)
提出期限:所在地変更の翌日から10日以内
提出方法:窓口、電子申請
手続き対象者:事業主

健康保険や厚生年金に関する手続き

オフィス移転後は、健康保険や厚生年金に関しての手続きも行わなければなりません。
移転してから5日以内に、移転前の所在地を管轄している年金事務所に「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地名称変更(訂正)届」を提出します。
移転後の所在地が管轄内か外かによって提出書類も異なります。

【健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地名称変更(訂正)届】
提出先:移転前の所在地を管轄する年金事務所
提出期限:移転後5日以内
提出方法:郵送、窓口、電子申請
手続き対象者:事業主

納税地や給与支払いに関する変更の手続き

企業の本店が移転となった場合、納税する地域の変更手続きが必要です。
移転する前に所在地を管轄している税務署に「異動事項に関する届出」を提出しなければなりません。
提出期限などは特に決められていませんが、なるべく速やかに提出するようにしましょう。

【異動事項に関する届出】
提出先:移転前の所在地を管轄する税務署
提出期限:できるだけ速やかに提出する
提出方法:郵送、窓口、電子申請
手続き対象者:異動した法人など

なお、給与支払いに関する事務を取り扱っている事務所の移転では、移転前の所在地を管轄する税務署へ「与支払事務所等の開設・移転・廃止届出」を提出します。

【給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出】
提出先:移転前の所在地を管轄する税務署
提出期限:移転後1ヶ月以内
提出方法:郵送、窓口、電子申請
手続き対象者:国内で給与などの支払い事務を取り扱う事務所を開設、移転、廃止した給与などの支払者

「与支払事務所等の開設・移転・廃止届出」に関しては、期限が決まっているので間違えないようにしましょう。

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ベンチャー企業がオフィス移転する際に知っておきたい不動産会社選びのポイント

オフィス

ベンチャー企業が、より活躍できるようなオフィス移転を行いたいなら、不動産会社選びも重要なポイントとなってきます。
どのようなポイントに注目して、不動産会社を選ぶと良いのでしょうか?

オフィス仲介の実績を持っているか

不動産会社にも得意な分野、不得意な分野があります。
そのため、オフィス仲介の実績が一定数ある不動産会社を選ぶのがおすすめです。
オフィス仲介に慣れている不動産会社であれば、スムーズに転居ができるだけでなく、一般的に出回っていない物件情報や新たな移転情報を手に入れられる可能性もあります。
多くのオフィス仲介の実績があるほど、ノウハウも知り尽くしているでしょう。

物件について豊富な情報を有しているか

ベンチャー企業は新たなオフィス移転によって、企業の特色を活かせたり、アピールしたりできますが、ここには移転後の物件も大きく関わってきます。
選ぶ際にはエリアや広さ、オフィス形態など様々なポイントから選択すると思いますが、多くの物件を所有している不動産会社だからといって好みの所が見つかるとは限りません。
最近はデザイナーズオフィスや一棟貸、内装造作付きオフィスなどもあり、形態以外にもこれらの特徴から探す場合もあります。
居抜き物件なども注目を集めているため、様々なオフィス物件情報を持つ不動産会社を選ぶと、より好みの物件に出会えるでしょう。

将来のビジョンを共有できるか

ベンチャー企業は、将来に期待して移転を行います。
しかし、不動産会社の営業ノルマによって契約を急かされてしまったり、納得いかないまま契約へと移されたりすることもあります。
また、移転する側の意見や希望をしっかりと聞かずにオフィスを紹介してしまうなど、不動産会社主体で動いてしまうような場合は依頼しない方がよいでしょう。
要望を聞いて物件を紹介するのではなく、何を目的にどのような物件を探していて、なぜその物件でなければならないのかという部分まで共有できる不動産会社を見つけられるかがポイントです。
ここまで将来のビジョンが共有できれば、新たなパートナーとして課題や問題にも改善やアドバイスをくれると考えられます。

まとめ

ベンチャー企業のオフィス移転は、簡単にできるものではありません。
新たなオフィススタイルはどうすべきか、今後社員数や企業自体の規模をどう考えるかによってニーズやコストも変わってくるでしょう。
さらに、オフィス移転には物件探しに加えて多くの手続きが必要です。
物件探しから手間取ってしまえば、移転前に疲れ果ててしまうこともあります。
そのため、オフィス移転前に信頼できる不動産会社を見つけておくのがおすすめです。
オフィス仲介において多くの実績がある不動産会社であれば、将来のビジョンを汲み取ってより便利な物件を紹介してくれるだけでなく、企業のスタイルに合わせた物件もアドバイスしてくれます。
また、スムーズな移転ができるようにサポートしてくれる所もあり、信頼できる関係性も築けるでしょう。
オフィス移転の際には、不動産会社選びを成功させることが未来への成功となります。

INA&Associates Inc.

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