【大家さん向け】退去立会い時に発生しやすいトラブルとは？回避するための対策方法

賃貸物件を経営していると、トラブルが発生することも少なくありませんが、退去時もトラブルが起こりやすいタイミングの1つです。
退去時には立会いをするのが一般的ですが、室内をチェックする中で入居者のつけた傷や汚れがひどく、修繕費用を追加で請求したいとなることもあるでしょう。
そこで今回は、退去時に起こりやすいトラブルについて詳しく解説していきます。
追加請求までの流れや実際にあったトラブル事例に加えて、退去時のトラブルを回避するための方法などもご紹介していくので、大家さんはぜひ参考にしてください。

改めて知っておきたい「原状回復の義務」について

賃貸物件には退去する際、室内を入居当時の状態にする義務があります。
しかし、ここで注意したいのが、入居当時とはいっても完全に入居前の状態に戻すことではないという点です。
まずは賃貸物件における「原状回復の義務」について、改めて確認しておきましょう。

原状回復義務とは？

原状回復とは、退去時に元々あった状態に戻すという意味です。
入居者は退去する際、借りていた部屋に対して原状回復の義務が定められています。
しかし、普通の生活を送っていても壁紙や床は劣化していくもので、いつまでも入居当時のまま綺麗な状態を維持するのは不可能ですし、そのような責任まで入居者が負担する必要はありません。
原状回復とはあくまで「借りたものを損傷した場合に回復する義務」であり、「完全に元の状態に戻すこと」ではないのです。
原状回復は入居者の故意や過失により損害を与えた場合に限定されるため、通常の使用範囲内で生じた傷や汚れなど経年劣化による部分は、その対象とはなりません。
しかし、この原状回復義務を巡ってトラブルになってしまう場合もあります。
そこで国土交通省ではこうしたトラブルを防ぐために「原状回復ガイドライン」を作り、入居者はどこまで負担すべきかのマニュアルを制定しました。
このガイドラインでは、通常の範囲内で使用して劣化した部分については入居者に対し費用の請求はできませんが、故意や過失による損壊に関しては請求可能とされています。
ただし、このガイドラインに法的拘束力はないため、違反して本来ならできないはずの費用を請求したとしても罰せられることはありません。
あくまでトラブルを防止するためのガイドラインにしか過ぎないのです。
それでもいくら法的拘束力はないと言っても無視し続けていれば、いざ裁判となった時に入居者側が不利になってしまう可能性もあります。

耐用年数をチェックしよう

オーナーと入居者、双方の負担割合を決めるには、各部材の耐用年数が重要になります。
耐用年数とは設備や建物の寿命を法的に定めたもので、時間の経過と共にどんどん価値は下がり、やがてゼロになります。
耐用年数を超えて価値がなくなったものに関しては、オーナー側の負担であるべきとガイドラインに設けられています。
トラブルを避けるためには入居時と退去時にお互いがしっかり内容を確認し、納得できる負担割合を決めることが重要です。
ガイドラインでは天井や床、壁、ドアや流し台、トイレや照明など各部材の耐用年数や負担割合などの情報も掲載されています。
国税庁のホームページでも確認することは可能です。

退去立会いから追加請求までの流れ

退去立会いは、入居者が荷物をすべて運び出し、引っ越し作業が完了したら担当者が物件に訪問します。
続いては担当者が物件に訪問し、退去立会いしてから追加請求するまでの流れを順番に解説します。

入居者と一緒に部屋を確認

立会い時、入居者はすべての荷物を運び出し、引っ越しを完了している必要があります。
そして、あらかじめ入居者と決めていた時間になったら、担当者は物件に訪問します。
ほとんどの場合、立ち会うのはオーナーではなく管理会社など不動産会社のスタッフです。
立会いの所要時間は早くて20分程度、時間がかかったとしても1時間程度で終了します。
この立会いでは、主に入居者と損傷部分のチェックを行います。
室内にある傷や汚れが「入居前からあったものか」「入居者によるものか」を担当者と入居者が一緒になって確認します。
傷や汚れが入居前にはなかったことを証明したいのであれば、入居前の状態を写真などに残しておくと良いでしょう。
この際、担当者は修繕にどの程度かかるか、概算で説明しますが、これはあくまで予想金額のため、必ずしもこの通りとはなりません。
そのため、後日請求した金額が立会い時に伝えた概算額とは違ったとしても違法ではありません。

不動産会社がオーナーへ報告

入居者との立会いが完了したら、担当者からオーナーへ損傷部分に関する報告や業者への発注許可の連絡をします。
この連絡では、主に入居者とのやりとりや修繕範囲、おおよその修繕費用や負担額が担当者より報告されます。
ただし、オーナーが立ち会うのであればこれらの報告は不要となります。
退去時の立会いは一回きりです。
自分の目で確かめるためにも、もし同席できるのであれば立会いに参加するのもおすすめです。
基本的に経年劣化など基本的な使い方でついた傷や汚れの修繕費用はオーナーの負担となりますが、入居者の故意や過失によるものは、原状回復費に計上し入居者に請求することが可能です。
オーナー自身が立ち会えばより詳細に把握できるほか、様々な点にも気付けるためトラブルを未然に防ぐことにつながります。
不安であれば、専門家に同席してもらうのも良いでしょう。

ハウスクリーニング

オーナーの許可が下りれば、清掃業者によるハウスクリーニングが行われます。
基本的にハウスクリーニングは不動産会社が提示した金額や内容に合わせて行いますが、まれに追加費用が発生することもあります。
例えばなかなか落ちない頑固な汚れや思っていたよりも破損がひどい場合などです。
また、シンクに何か詰まっていたり、汚れが落ちず交換するしかなかったりと、入居者自身も意図していなかった汚れや損傷が後から見つかる可能性があります。
次の入居者と入居早々トラブルを起こさないためにも、現入居者が退去する際はしっかりと清掃や修繕を行うことが重要です。
清掃作業はオーナーへの報告もなく勝手に行われることはありません。
追加費用が発生するような作業では、必ず清掃会社から不動産会社に報告が行き、そこからオーナーに許可を求める連絡がきます。
いきなり追加費用を請求されることはないため、心配は不要です。

修繕費用を入居者に請求

修繕やハウスクリーニングなどすべての作業が終了したら、入居者が負担すべき費用の請求を行います。
退去時に最もトラブルが起こりやすいのが、正式な金額を請求するこのタイミングです。
もしも、立会い時に伝えた概算額よりも請求額が高額だった場合、納得できないと難色を示されることがほとんどです。
中には最初に言った額と違っているからと「不当請求ではないか」「騙された」と不満・悪態をついてくる方も少なくありません。
費用請求するのは不動産会社の仕事であるため、オーナー自身が直接何かを言われることはほとんどないでしょう。
不動産会社も、契約書や原状回復ガイドラインにのっとって、正しく請求を行います。
入居前に敷金を受け取っている場合であればそこから充当しますが、最近では入居者獲得のために初期費用が安くなるキャンペーンを行っている物件も多いです。
そのため、事前に敷金を受け取っている物件は少なく、払っていたとしても少額であることから退去後に修繕費用を請求するケースが増えています。
時には修繕費用を一括で支払えないという入居者もいますが、その場合は分割で請求することも可能です。
ただし、このような手続きは自分でする必要はありません。
管理や仲介を依頼している不動産会社にお任せしましょう。

退去立会いで追加請求することは可能？

ここまで解説したように、退去立会い後に入居者に対し追加請求することは可能です。
しかし、追加請求できるものもあれば、できないものもあります。
これらをしっかり把握していないと大きなトラブルに発展する恐れもあるため注意が必要です。
ここでは、退去立会いで請求できるものとできないものについて、詳しく解説していきます。

借主に請求できるもの

入居者の故意や過失、または不注意によって生じた傷や汚れなど、一般的な使い方では生じない劣化は、請求することが可能です。
例えば、以下のようなケースでは修繕費用を入居者に対し請求できます。

・タバコによる壁紙の変色や室内の臭い
・飲み物をこぼしたなど入居者にミスによってついたシミや汚れ、カビ
・ペットによる壁や床などのひっかき傷
・エアコンの水漏れ放置によるシミや腐食
・掃除不十分によって発生した水回りの水垢やサビ、カビ
・壁に開けた釘やネジの痕

あくまで一例ですが、入居者による管理が不十分だったことで発生した劣化・損傷は、借主の注意義務違反にあたり、修繕費用を請求できます。
いつ請求するかのタイミングは法律で決められていないため、例え退去後に追加請求したとしても特に問題はありません。
万が一拒否されてしまった場合でも、保存行為受忍義務違反に該当するためきちんと請求できます。

借主に請求できないもの

故意や過失、不注意によって生じた傷や汚れに関する修繕費用は、入居者に対して請求できます。
裏を返せば、それ以外の経年劣化など自然に生じた損傷については借主に請求できません。
どのようなものが自然に生じた損傷と言えるのか、具体例をあげて解説します。

・壁紙の変色
・画鋲を刺した穴
・家具を設置したことで生じた床や壁の凹み
・フローリングや畳の色褪せ
・耐用年数を過ぎた設備や機器の故障
・紛失以外の鍵の交換費用
・自然災害によって受けた損傷

上記の例は普通の使い方だったとしても起こる劣化と判断されるため、借主に対し修繕費用の請求はできません。
煙草のヤニ以外でも日焼けなどで壁紙が変色することはあるため、通常範囲内であればたとえ壁紙が多少変色していても問題なしと判断されるのです。
また、壁に画びょうを刺したことによる穴も、普通に生活していれば起こり得る「通常の消耗」となります。
したがって、これらの損傷にかかる修繕費用は入居者に対して請求できないとガイドラインで定められています。

修繕範囲は特約で決めることも

入居者に対して請求できるもの、請求できないものに対して解説してきましたが、これらはあくまで「義務」であるため、違ったとしても罰せられることはありません。
オーナーと入居者の双方が話合い納得すれば、独自にルールを決めても良いのです。
つまり、ガイドラインを目安として捉え、特約として修繕範囲を設定することも可能です。
ちなみに特約とは、その名前の通りオーナーと入居者間で特別に定めた条件のことです。
いくら双方合意といっても、借主は不動産契約において立場が弱いという前提があります。
そのため、一方的な契約にならないよう、特約として認められるには3つあるすべての要項を満たす必要があります。

・特約の必要性があり、暴利的ではなく客観的・合理的な理由がある
・借主が特約より義務以上の責任を負うことを認識している
・借主が特約による義務負担の意志表明をしている

これら3つすべてを満たしていなければ、いくら特約を結んだといっても消費者契約法により無効扱いとなります。
また、特約が有効かどうか判断するために4つの基準も設けられています。

・借主が負担する範囲が明確に示されているか
・借主が何にいくら負担するのかの可視化がされているか
・義務以上の負担であることを借主が認識しているか
・借主の負担度合いは正当か

このように特約を定めるには、どの部分について借主は負担しなければならないのか、明確に記載することが重要です。
また、特約に記載される内容は、本来なら借主が負担する必要がない場合がほとんどです。
そのため、契約時には借主に対してきちんと説明し、通常のガイドライン以上の負担を負うことについて、認識してもらう必要があります。
借主は通常より負担が大きく自分にとってデメリットの多い契約内容であることを理解した上で契約を結ばなくてはならないのです。
したがって特約を結ぶ際は、特約によって新たなトラブルが起きないよう慎重に事を進めることが重要です。

退去立会いでみられるトラブル事例

原状回復に関するトラブルは多発しており、頭を抱える大家さんも多いようです。
不動産経営をする上で大きなリスクとなるため、適切な対処法を身に付けておかなければいけません。
大家さんはあらかじめどのような場面でトラブルが発生しているか知ることで、未然に防げるようになります。
ここでは、退去時の立会い時に度々発生しているトラブルについてみていきましょう。

原状回復費用のクレーム

退去時に最も多いのが原状回復費用に関するトラブルです。
2020の民法改正により、原状回復の在り方や敷金に関するルールなどが明確に定義されたことにより、今後原状回復に関するトラブルは減少していくのではないかと言われています。
しかし、原状回復費用に関するトラブルは未だ発生しているため、対応に追われている大家さんもいるようです。
経年劣化や通常損耗によるキズや汚れなどの修繕する費用は大家さんが負担しますが、入居者の故意・過失によってついたキズや汚れを修繕する費用は入居者が負担しなければいけません。
これは法律で義務化されているため、拒否することは不可能です。
一般的に原状回復費用は敷金から差し引かれますが、修繕費が敷金を上回る場合、追加で請求されます。
経年劣化や通常損耗によるキズ、汚れのみだった場合、敷金は全額返済されます。
最近では、自分で壁紙を塗り替えたり、扉をリメイクしたりなど、DIYを行う人が増えていますが、退去する際には元の状態に戻さなければいけません。
賃貸物件によって、条件の範囲内であればDIYを可能としている場合もあるので、大家さんは契約時にDIYに関する説明をしておくと良いでしょう。
原状回復費用に関するトラブルに対応するために、あらかじめガイドラインを確認しておくのがおすすめです。
ガイドラインには賃貸人と賃借人が負担する区分についても詳しく掲載されているため、内容をしっかり把握しておくことが重要です。
正しい知識を身に付けることによって、原状回復費に関するトラブルを未然に防げるようになります。

特約に関するクレーム

原状回復費用に次いで、特約に関するトラブルも度々発生しているようです。
そもそも特約とは、契約書に記載された特別な条件のことを言います。
特約に関するトラブルで最も多いのが、ハウスクリーニングにかかる費用をめぐる問題です。
本来であればハウスクリーニングの目的は、次の入居者のために部屋を綺麗にすることであるため、大家さんが費用を負担するべきものです。
しかし、特約でハウスクリーニングを行う際に発生する費用を借主の負担とすることが明記されている場合、大家さんが費用を負担する必要はありません。
基本的にハウスクリーニング費用は大家さんが負担するものなので、契約時に特約についてしっかり説明していないとトラブルに発展する可能性は高くなります。
特約にはハウスクリーニング費用のほかに、床や壁の張り替え、柱・襖の修理などが特約に含まれていることもあります。
特約に関するトラブルは、契約内容の確認が不十分だった借主にも責任がありますが、余計なトラブルを招きたくないのであればあらかじめしっかりと説明しておくべきです。
特約に関するトラブルは契約時にどこまでが借主側の負担になるかを事前に説明し、その条件で納得してもらうことによって、未然に防げるようになります。

説明責任へのクレーム

退去立会いの際に発生するトラブルには、説明責任に関するものもあります。
入居者の故意・過失によるキズや汚れの修繕費を負担することは問題ありませんが、経年劣化や通常損耗の分まで借主が負担しなければいけない場合、「納得できない」とトラブルに発展することも多いようです。
このようなトラブルが発生するのは、借主が契約内容をよく確認していなかったり、大家さんの説明が不十分だったりすることが原因となっています。
借主が納得しない限り、原状回復費用を全額請求するのは難しくなってしまうため、注意が必要です。
また、入居期間が長い場合、入居前の部屋がどのような状態だったかわからなくなる可能性もあります。
入居前の状態がわからない場合、経年劣化・通常損耗で生じたものか、故意・過失によって生じたものなのかわからなくなるため、契約時に両者立会いのもと状態確認、証拠写真の撮影などを行うと良いでしょう。
また、説明責任に関するトラブルを未然に防ぐためにも、説明を受けたことを証明する書面に一筆もらうのが望ましいです。
証明できるものがあれば借主も言い逃れすることはできなくなります。

退去立会い時にチェックすべきポイント

退去立会いは敷金の精算に直結するため、どのようなポイントをチェックすべきか知っておく必要があります。
重要なポイントを押さえておけば見落としを防げるようになります。
以下では、退去時の立会いで注目すべきポイントについてご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

水回り

まずは、キッチンやお風呂、洗面台、洗濯機周り、トイレなど、水回りを確認しましょう。
水回りは他の場所よりも汚れやすい分、トラブルも発生しやすいため、しっかりチェックしておく必要があります。
キッチンをチェックする際は、蛇口や水栓部分の破損の有無、レンジフードや換気扇内の汚れ具合・破損の有無、水漏れやカビの発生などを調べてください。
見えない部分にもキズや汚れがある可能性もあるため、隅々まで丁寧に確認することが重要です。
お風呂や洗面台、洗濯機周りは、浴槽や鏡、床にひび割れがないか、勝手に部品を交換していないか、水漏れやカビの発生、洗濯機周りの破損・欠損の有無などをチェックしてください。
キッチンに続き汚れやすい場所であるため、念入りに確認しておきましょう。
トイレをチェックする際は、便器や便座、水洗タンクのひび割れ、水漏れによる汚れの有無などを確認してください。
退去時立会い時に水回りをしっかりと確認することで、腐食や配管のつまり、オーバーフロー、換気扇の故障など、様々なトラブルに気付けます。
故意・過失による故障・破損などは原状回復費用として敷金から差し引くことが可能であるため、見落とさないようにしましょう。

居室

エアコンや火災報知器、照明取り付け箇所、窓ガラス、網戸・サッシ、床・壁などに汚れや破損している箇所がないかを調べましょう。
まずは、エアコンの冷房・暖房が機能するかどうかを確認してください。
その際、本体の表面のカバーを外し、フィルターの汚れ具合をチェックすることによって、喫煙していたかどうかもわかります。
タバコによるヤニ汚れや火種によってできた穴などの修繕費は借主が負担しなければいけないため、床や壁などもしっかりチェックしておきましょう。
また、壁の汚れを確認する際は、目線よりも下の位置に注目してみてください。
目線より下の部分は人が触れる範囲内であるため、他の部分よりも汚れやすいです。
窓ガラスや網戸・サッシ部分は、外気の影響を受けやすいため、必ず確認しておくようにしましょう。
和室がある賃貸物件の場合は、畳や襖、障子などに破損がないか確認しましょう。

外回り

退去時の立会いでは部屋の中だけではなく、外回りを確認することも欠かせません。
主に、玄関やゴミ置き場、駐輪場などが該当します。
玄関のチェックはインターホンが鳴るかどうか、ポストに荷物がないか、私物が置かれていないかを見てください。
また、ゴミの分別ができているかどうかを確認するためにゴミ置き場も確認しておきましょう。
退去には引っ越しが伴うため、大量のゴミが発生すると考えられます。
粗大ゴミがある場合、回収シールが貼られているかどうか必ずチェックしておきましょう。
回収の手続きが行われていないと、放置されたままの状態になる恐れがあります。
退去立会い時に駐輪場を確認するのは、入居者が自転車を置いたまま退去することを防ぐためです。
あらかじめ確認しておけば置きっぱなしになることもありません。

退去立会いのトラブルを回避するには？

賃貸物件から退去する際には様々なトラブルが想定されますが、回避するためにはいくつかポイントがあります。
あらかじめ対策しておくことによって、両者納得のいく形で退去手続きが完了します。
以下では、具体的なトラブル回避方法についてご紹介します。

オーナー自ら立ち会う

管理会社に管理を委託している場合でも、退去立会いには必ず大家さんも立ち会うようにしましょう。
退去立会いは一度しか行われないため、実際に物件の状態を自分の目で確認することは非常に大切です。

専門家にも立ち会ってもらう

上述した通り、自ら立ち会って自分の目で確認することも大切ですが、専門の知識を兼ね備えたプロの目線でチェックしてもらうことによって、借主に請求する適切な金額がわかるようになります。
大家さん自身がその道のプロであれば問題ありませんが、不動産管理に関する知識が不十分な場合、どこまで請求して良いかわからず困ってしまう人もいるはずです。
本来大家さんが負担しなければいけない費用を借主に請求してしまうと、トラブルに発展する可能性が高くなります。
また、トラブルは大家さんと借主の異なる主張が衝突することによって発生しているため、中立の立場である専門家に立ち会ってもらうのもおすすめです。
この場合、管理会社に立ち会ってもらうケースが多いようです。

「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」を熟読しておく

前半でも説明した「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」を熟読しておくことによって、トラブルを招くことなく、スムーズに手続きを済ませることが可能になります。
条件によって経年劣化・通常損耗なのか、故意・過失なのかが異なるため、細かいところまで確認しておくことが大切です。
ガイドラインには様々なトラブルの事例も記載されているため、ぜひ参考にしてみてください。
また、原状回復に関するルールは度々改正されているため、不動産経営を行う大家さんは常に新しい情報を把握しておかなければいけません。

引っ越しが完了した状態で行う

退去立会いは引っ越しが完了した状態で行うようにしましょう。
荷物をすべて部屋の外に出した状態で行わないと、家財道具によるキズや汚れなどを発見できない可能性があります。
借主が空室になった状態での退去立会いを拒否、または躊躇していた場合、何か隠している可能性があるかもしれません。
一般的に、退去の立会いは引っ越しがすべて済んだ後に行われるものです。
トラブルに発展することを防ぐためにも、必ず空室の状態で確認できるようにしましょう。

書面に残しておく

退去立会い当日は、大家さんと借主、場合によっては管理会社などが立会います。
キズや汚れ、破損など確認したことは、すべて書面に残しておくことが重要です。
この際、書面に残しておかないと「言った・言ってない」の議論になる恐れがあります。
確認した内容を借主が納得したことを証明できるよう、サインをしてもらうことも忘れてはいけません。
また、必要に応じて写真を撮るようにしましょう。
万が一、退去後にトラブルが発生した際に連絡が取れるよう、連絡先を聞いておくことも重要です。

ライフライン契約の手続きも確認しておく

引っ越しの際にはやらなければいけない手続きが多いため、ライフラインの解約を忘れてしまう入居者も多いです。
そのため、退去立会いの際に必ずライフライン契約の手続きについて確認しておきましょう。
確認するのは、電気やガス、水道、インターネット回線などのライフラインです。
万が一、ライフラインが解約されていない場合、大家さんが手続きを行うことは不可能であるため、忘れず確認してください。

原状回復の義務や退去立会い時のトラブルなどについてご紹介しましたが、未然にトラブルを防ぐためには大家さん自身が正しい知識を把握しておくことが極めて重要です。
契約書に詳細を明記するのはもちろん、口頭での説明も必要不可欠です。
また、退去立会い時に見落としを防ぐことによって、トラブルを未然に防げるようになるので、徹底的に確認しておくようにしてください。
不動産経営をする上で原状回復は非常に重要になるため、しっかりチェックしておきましょう。