賃貸経営を支援する管理会社!意外に多いトラブルや優良会社の選び方とは?

賃貸経営では物件の維持や入居者の募集、賃貸契約の手続き、家賃の回収、クレームの対応など色々な管理業務が生じます。
煩わしい管理業務を支援してくれるのが管理会社です。
管理会社の利用は賃貸経営におけるトラブルの対策にもなります。
しかし、管理会社と大家さんの間でトラブルが起きるケースも意外に多いため、会社選びは慎重に行うことが大事です。
今回は管理会社について解説しながら、起こりやすいトラブルや信頼できる会社の選び方などをご紹介します。

Contents

賃貸経営では様々なトラブルが発生する

管理会社

賃貸経営は毎月家賃収入を手に入れられることが魅力的です。
しかし、様々なトラブルが発生する可能性があるので、それを想定して対策を講じておく必要があります。
まずは賃貸経営で起こりやすいトラブルをご紹介しましょう。

入居者が現れず空室状態

家賃収入を得るためには、部屋を借りてくれる人を集める必要があります。
入居者がいなければ家賃が入らないので、安定した利益を得られません。
賃貸物件を購入する際、一般的にローンを契約するケースが多く、その場合は毎月返済が発生します。
家賃が入らなくてもローンの返済は発生するため、空室はキャッシュフローを悪化させる原因となってしまうので注意が必要です。
空室が埋まらない要因は様々で、アパートの存在が認知されていない、周辺の類似物件より家賃が高い、立地や建物の管理状況が悪いなどが挙げられます。

要因を突き止め、それに応じて対策を講じて集客しなければなりません。

家賃の滞納

賃貸経営での懸念点は家賃の滞納です。
全室埋まっていても、家賃を滞納する人がいれば空室状態と同じものとなってしまいます。
滞納が常態化している場合は、退去命令を出すことを検討しなければなりません。

しかし、退去命令はやり方を間違えると入居者から訴えられてしまう可能性もあり、正しい対処方法を知っておく必要があります。

入居者同士のトラブル

ゴミ出しのルールを守らない、騒音を発するなどマナー違反により入居者同士でトラブルが起きるケースもよくあります。
このようなトラブルも大家さんが注意喚起などの対応をしなければなりません。
トラブルの内容や対応によっては問題が長期化する可能性があるでしょう。
トラブルによって住み心地が悪いと感じ、マナーを守って生活している入居者が退去してしまう可能性も考えられます。

原状回復工事費を巡ったトラブル

入居者が退去する際、部屋の状態を元に戻すための原状回復工事を行います。
原状回復工事の費用は修繕内容によって退去者の負担となるので敷金から支払い、余った分は還元します。
敷金以上に修繕費がかかる場合は不足分を請求することになりますが、なかなか支払ってくれない人も多いです。
逆に不当だと、敷金の全額返金を求める人もいます。
原状回復工事費を巡ってトラブルが起きないようにするためには、大家さんや退去者が負担するケースを正確に理解することが大事です。

そして、原状回復工事費の負担が必要な理由を適切に伝え、納得してもらう必要があります。

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管理会社に管理を委託してトラブル対策

管理会社

賃貸経営における管理業務は多岐にわたり、また大家さんは上記でご紹介したようなトラブルへの対策や対応も求められます。
少しでも管理の手間を軽減したい、想定されるトラブルの対策がしたいのであれば、管理会社を活用しましょう。
ここでは、基本知識として管理会社の役割は主な業務について解説します。

管理会社とは

管理会社は、賃貸物件の管理を業務とする会社です。
賃貸物件の管理やメンテナンス、入居者の募集、クレーム対応などの業務を担い、大家さんと入居者の両方が満足できる住環境を整えることが管理会社の役割です。

ちなみに不動産に関する会社には、管理会社とは別に仲介会社があります。
2社はよく混同されますが、実際に業務内容は異なります。
仲介会社は、不動産の売買や賃貸経営・取引に関する業務を手掛ける会社です。
不動産オーナー、不動産が欲しい人、賃貸オーナー、部屋を借りたい人から依頼を受け、依頼主の条件に会った物件を紹介するのが仲介会社の役割です。
賃貸物件の管理業務を依頼したい時は管理会社、入居者の募集や保有する不動産を売りたいなどの依頼は仲介会社に相談しましょう。

また、管理会社の業務は賃貸管理と建物管理の2つに大別されます。
それぞれの業務内容については下記で詳しくご紹介します。

賃貸管理の主な業務

賃貸管理では、入居者募集やクレーム対応といった入居者への対応に関する業務が中心となります。
具体的には、以下の業務を任せることが可能です。

入居者募集

管理物件に空室がある場合、入居者の募集を行います。
入居者募集のやり方は管理会社によって様々で、不動産ポータルサイトやフリーペーパーによる集客、仲介会社に客付けを依頼するなどの方法で募集が行われます。
なお、入居者が決まると大家さんと入居者は、家賃半月分または1ヶ月分を仲介手数料として管理会社に支払わなければなりません。
賃貸経営では空室期間を短くすることが重要であるため、営業力やノウハウ、実績がある管理会社を選びましょう。

賃貸契約に関する手続き

入居や更新に必要な契約書の作成やそのやり取りなど事務手続きも対応してくれます。
入居希望者の内見対応、入居審査、契約時の重要事項説明、賃貸借契約の締結、引き渡し日の鍵の受け渡しまで対応してもらうことが可能です。

他にも借家人賠償責任保険や火災保険の契約といった事務的作業も手掛けてくれます。

家賃の集金と滞納者への督促

入居者から家賃を集金し、毎月一定の日に大家さんの口座に振込んでくれます。
また、家賃の滞納者に対しては督促も行ってくれます。
大家さんが滞納者の督促を行う場合、正しい対応を取らないと大きなトラブルに発展する可能性があります。
そのため、督促はノウハウを持つ管理会社に任せるのがおすすめです。
なお、最近は賃貸保証会社への加入を賃貸借契約の条件に定めている管理会社が多くみられます。
入居者が契約の際に家賃保証に加入している場合、滞納分を家賃保証会社が大家さんに支払ってくれるので安定した家賃収入を得ることが可能です。
そして、家賃保証会社が保証した分を回収するために、滞納者に対して督促する流れとなっています。

入居者のクレーム対応

建物や設備のクレームや入居者同士のトラブルなどの対応もお任せできます。
クレームやトラブルの対応は緊急性が高く、精神的にも辛いことが多い業務です。
誤った対応によりトラブルが大きくなる可能性もあるので、適切な知識、ノウハウを持ち、対応にも慣れている管理会社に任せることをおすすめします。

退去時の立ち会い・清算

入居者が退去する際の立ち会いと敷金の清算などを行う業務です。
管理会社の担当者と入居者で建物の状態を確認し、修理が必要な場合は原状回復工事費の請求を行います。
敷金の支払いがあれば費用を計算した上で修理費を差し引き、残りは入居者に返還します。
敷金を上回る場合は退去者に事情を伝えた上、不足分の請求も行ってくれます。
退去時に発生する敷金返還や原状回復工事の同意に関する部分は、入居者とトラブルになりやすい部分です。

専門的な知識を持つ管理会社であれば、トラブルなくスムーズに退去を完了させられるので安心です。

補修・修繕工事の手配

建物や設備の破損・故障で修理が必要な時、退去時に修繕工事の手配を行うのも管理会社の大事な仕事です。
定期的に共有部を点検し、修繕が必要な場合は業者に修繕依頼をしてくれます。
また、入居者から連絡を受けた際も速やかに業者を手配し、補修・修繕に対応してくれます。

建物管理の主な業務

建物管理は、賃貸物件のメンテナンスや修繕に関する管理を手掛ける業務です。
主な業務は以下のとおりです。

建物のメンテナンス

大家さんにとっては資産である賃貸物件の価値を維持するために、日常的なメンテナンスを行っています。
具体的には外壁や共用廊下、エントランス、屋上、駐車場、庭など敷地内を定期的に点検し、必要に応じて修繕を行います。
見た目の良し悪しはもちろん、入居者が快適に暮らせる環境を維持する重要な業務です。

設備のメンテナンス

建物と併せて、建物の設備が常時使えるようにメンテナンスするのも管理会社の役目です。
設備の管理には、任意点検と法定点検の2種類の点検があります。

任意点検は管理会社が自主的に行う定期点検です。
点検の実施自体は任意ですが、入居者の安全や設備を維持するために行われています。
一方、法定点検は建築基準法や消防法など各種法律により義務付けられている定期点検です。
一定の周期で検査を行い、その内容を所管役所に報告することが義務付けられています。
法定点検には、以下の点検が挙げられます。

・消防法に基づく消防設備の点検
・水道法の基づく簡易専用水道(貯水槽)の点検
・浄化槽法に基づく浄化槽の点検
・建築基準法に基づく建築設備(換気・排煙、非常用照明器具、貯水・排水などの設備)点検
・建築基準法と労働安全基準法に基づくエレベーターの保守点検
・電気事業法に基づく自家用電気工作物(電気を使うための設備)の点検

法定点検は有資格者によって点検や検査を行う必要があるため、管理会社が点検会社の手配を行います。

建物・敷地内の清掃

建物の美観を維持するために、清掃業務も担っています。
補修・修繕と同じく快適な居住性を保つと同時に資産価値の下落を防ぐために欠かせない業務です。
清掃業務には日常清掃と定期清掃の2つがあります。

日常清掃はゴミ出しや共有部の清掃、管理事務所の掃除などの作業が中心で、毎日または2日に1回程度の頻度で行われています。
一方、定期清掃は窓や壁の清掃、共有部の高圧洗浄などを通じて、日常清掃では落とし切れない汚れを取り除く業務です。
月に1回程度の頻度で行われています。
他にも入居者の退去後、次の入居者が快適に住めるようにハウスクリーニングにも対応しています。

長期修繕計画の策定

長期修繕計画とは、10~30年程度の期間を対象に建物の修繕計画や収支をまとめた計画表です。
保有する賃貸物件の資産価値を維持し続けるためには、長期的な期間を見据えて必要な修繕工事や定期点検の予定をあらかじめ決めておく必要があります。

将来を見据えての計画を立てることは難しい部分がありますが、その策定も管理会社に任せられるので安心です。

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管理会社との契約形態は2種類

管理会社

管理会社との契約には、媒介契約と代理契約の2種類があります。
どちらが良いのかは人によって異なるため、それぞれの契約の特徴を知ることが大事です。

媒介契約

媒介契約は、管理会社が大家さんと入居者の間に入って管理業務を行う契約です。
この契約の場合、複数の管理会社に賃貸管理を依頼できます。
しかし、入居者の選定や賃貸契約に関する業務の補助は受けられません。

あくまでも管理会社はサポート的な立ち位置となるため、入居者と賃借契約を締結するかどうかは大家さんの判断に委ねられます。
また、媒介契約をする際に気を付けたいことは、一括委託型と一部委託型のどちらで契約するかです。
一括委託型は、家賃・共益費の徴収や未払金の督促、契約の更新、退去立ち合い、原状回復工事の手配といったすべての業務を管理会社に委託する契約です。
一方、一部委託型は一部の業務のみを委託する契約になります。
一括委託型と一部委託型では任せられる業務範囲が異なるので注意しましょう。

代理契約

代理契約は、大家さんに代わって管理業務を代行する契約です。
媒介契約は複数の管理会社と契約できるのに対して、代理契約は1社としか契約できないのが特徴です。

また、入居者の選定・賃貸契約業務の補助から入居審査、賃貸契約締結までも任せることが可能なので、大家さんの手間を大幅に減らせます。
事前にこちらの希望を管理会社にしっかり伝えておかないと、意に沿わない入居者と契約してしまう可能性があるので注意してください。

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意外に多い大家さんと管理会社のトラブル・不満

管理会社

大家さんと管理会社のトラブルや不満は、意外と多いものです。
管理会社によって何か起こった時のトラブル対応は異なるので、不満だと感じてしまうケースも少なくないのが現状となっています。
管理会社に対応を見直してほしいと感じた経験がある大家さんも多いでしょう。
続いては、大家さんと管理会社との間で起きやすいトラブルや不満についてご紹介します。

建物管理に関するトラブル・不満

築年数が経過すると建物や設備が劣化し、不具合が生じる可能性が高くなります。
入居者から設備に関するクレームが入った時、大家さんは状況を確認し、対応できるか判断します。
大家さんだけで対応が難しいと感じるケースでは、業者に依頼しなければいけません。
対応までに時間がかかってしまうと、「ここの大家はすぐに対応してくれないからだめだ」、「連絡がどうしてこんなに遅いんだ」など、別のクレームに発展してしまう可能性もあるので早急な対応が必要不可欠です。

管理会社に委託している場合は、管理会社に対応してもらいます。
大家さんと結んでいる管理委託契約の内容に従い、入居者に対する一時的な対応も任せられます。
しかし、修繕をするかどうかなど最終判断は大家さんに委ねられるため、決定までに時間がかかる可能性が高くなってしまうのです。
特にコストがかかる修繕が必要な時は、大家さん側もどうするか吟味しなければいけないので、問題解決までより時間がかかってしまうでしょう。
それが原因で、対応の遅さなどを指摘するクレームが寄せられる可能性もないとは言い切れません。

対応に関するトラブル・不満

管理会社と大家さんが連携することにより、入居者は快適な居住空間を手に入れられます。
不具合などがあると伝えても対応が遅ければ、それだけでクレームが寄せられる原因になったり、空室リスクを高めたりする原因になってしまうのです。
管理会社にお任せしているのであれば、担当者と連絡が取れないなどの状況を回避することが重要になります。

管理会社が適切な対応をしてくれないと、大家さんの負担も大きくなってしまうものです。

金銭に関するトラブル・不満

管理会社に委託すると、管理手数料が発生します。
管理会社によって提供しているサービスは異なるので、お願いできる内容はまちまちです。
また、管理手数料の金額も会社によって違うため、あらかじめ確認してから契約を結ぶようにしましょう。
中には、高い管理手数料を支払っているのにサービスの内容が良くない、空室対策のために値下げするようにやたらと要請してくるなど、劣悪な管理会社も残念ながら存在しています。

大家さんへの対応がいまいちだと入居者に対するも同様である可能性は非常に高いです。

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管理会社とのトラブルを防ぐためには

管理会社

適切な賃貸経営を行うには、管理会社とのトラブルを未然に防ぐことが重要になります。
次は、管理会社とのトラブルを防ぐために押さえておきたいポイントをピックアップしてご紹介します。

定期的にコミュニケーションを取る

管理会社と定期的にコミュニケーションを取ることは、トラブルの回避につながります。
物件や管理状況を把握するためにも、コミュニケーションは必要不可欠です。
おすすめなのは、半年に1回くらいのスパンで管理会社の事務所に足を運ぶ、不動産会社の繁忙期(2月・3月の引越しシーズンなど)に差し入れを持っていく、といった方法です。

しかし、用事がないのに頻繁に連絡をしてしまうと管理会社にとって負担になってしまう可能性も考えられます。
そうなると大家さんに対するイメージは悪くなってしまうこともあり得るので、タイミングやスパンには注意しましょう。

管理会社と信頼関係を築く

管理会社と信頼関係を築くことも、トラブルを回避するためのポイントになるので覚えておきましょう。
日頃から信頼関係を築いておけば、提案されたことを素直に受け入れ、検討できるようになります。

また、所有している賃貸物件をどのように運用したのか迷った時、相談しやすくなるというメリットも生まれます。
1つでも不信だと感じる要素があると、不安はどんどん大きくなってしまうものです。
だからこそ、信頼関係を築き、お互いに相談や提案をしやすい状況にすることは重要だと言えます。
管理会社と信頼関係を築くには、契約の内容やお任せできる業務内容をしっかりと把握しておくことが重要です。

契約書に不明点がないか見直す

大家さんと管理会社は、管理委託契約で結ばれた関係となっています。
そのため、管理会社と結んだ管理委託契約書の中身が非常に重要になります。
管理委託契約書には、どのような業務を委託するか、管理委託手数料や業務推進費などのコストはいくらか、など重要な項目が盛り込まれているのです。
また、中途解約の条件も記載されているので、それもあわせて確認しておく必要があります。
契約した時に交わした書類の中でわからない部分がある場合は、放置せずに管理会社に質問するようにしましょう。

万が一、大家さんと管理会社の間でトラブルが起こった時、契約書の内容が結果を左右する可能性もあります。
契約書に不明点がないか見直すこともトラブルを回避するために有効です。

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安心して任せられる管理会社の選び方

管理会社

管理会社とのトラブルを回避し、入居者にとって生活しやすいと感じてもらうには、安心してお任せできる会社かどうかを見極めることが重要になります。
最後に、保有している賃貸物件の管理をお任せできる会社を探している大家さんが把握しておきたい管理会社の選び方についてご紹介します。

管理会社の特徴を確認する

賃貸物件の管理会社には、BM(ビルディングマネジメント)とPM(プロパティマネジメント)の2種類があります。

BMは、建物の管理をメインとしている管理会社です。
設備管理や清掃業務、保守点検など、経営全般の業務をお任せできる管理会社だと思って良いでしょう。

決められた契約内容を遂行し、固定報酬を得るというケースが大半を占めています。
遠方に住んでいて管理が難しい場合などはBMに管理を依頼するケースが多く見受けられます。

PMは、資産の管理をメインとしている管理会社です。
クレーム対応や家賃回収、業者発注などの運営管理や提案をしてくれる管理会社ということになります。
資産管理代行業者と呼ばれるケースもあります。
資金の運用方法や今後の投資について相談しながら賃貸経営を行いたいと考えている人がPMに依頼するというパターンが多いです。

BMとPMにはこのような違いがあります。
管理会社にどの部分をお任せしたいと思っているのかによって依頼先が異なるので、それぞれの特徴は把握しておきましょう。

担当者の対応力を見る

担当者に対応力は、賃貸経営を円滑に進められるかどうかのターニングポイントになります。
賃貸経営は、短期の投資ではなく長期的なスパンで運用するケースが大半を占めます。
そのため、管理会社の担当者と長い付き合いになる可能性は非常に高いです。
相談しやすい人物かという点ももちろん大切ですが、連絡した時に返答がすぐ来るかなどスピード感も重要です。
担当者が出勤しているにもかかわらず対応が遅い場面が続くと、入居者の不満が募る原因になりかねません。
入居者から何らかの連絡があったら、その日のうちに返答できる担当者なら賃貸経営も安定しやすくなります。
担当者が連絡を受けてから返答までにどのくらい時間がかかるか、報告や連絡はどのくらいのスパンで行われているのかをあらかじめ確認しておきましょう。

会社全体で情報共有が行われているか確認する

担当者の対応力だけではなく、管理会社全体で適切な情報共有が行われているか確認することも大切です。
担当者が休みの日や転勤になってしまった後も、安心してお任せできる管理会社であることをチェックするための指標になります。

担当者が休みの日でも、社内ですべての物件情報がデータベース化されていれば、他の人でも対応できる可能性が高まります。
そのような管理会社なら、他の社員が代替案を提案してくれるでしょう。
また、担当者が転勤になってしまっても情報共有がしっかりしている会社なら、引継ぎもスムーズです。

管理物件数や集客力の高さを確認する

管理物件数や集客力の高さも、管理会社を選ぶ際に確認すべきポイントとして挙げられます。
管理している物件数が多ければ実績がありそうに見えますが、入居率が低いと集客力が低いと想定できます。

集客力が低い管理会社に依頼をしても、思ったような結果を得られない可能性が高いでしょう。
それどころか、手数料などコストだけかかってしまうといった事態になりかねません。
それでは大家さんが恩恵を受けられないため、入居率がどうかもチェックしてみてください。
仲介部署の有無も確認しておくのがおすすめです。
仲介部署がある管理会社は、自社で入居者募集までできるというメリットがあります。
ただし、募集力がそこまで高くないケースもあるので、仲介部署の有無と実績をあわせて確認した方が安心です。
仲介部署がない管理会社は、仲介専門の提携業者と連携して入居者の募集を行います。
入居者探しに特化した業者と連携しているので、空室リスクを回避できる可能性が高いと考えることもできます。
どちらが理想的かというのは一概に言えないので、依頼予定の管理会社の実績などを加味して決めるようにしてください。

トラブルの対応力を確認する

管理会社の真価を発揮するのは、トラブル対応を行った時です。
入居者が家賃を滞納してしまった時の対応を例にご紹介していきます。

家賃を滞納している入居者がいると、家賃収入が入らないので空室になっているのと同じ状況になってしまいます。
管理会社に委託している場合、家賃滞納者に対してきちんと対応してくれるかが重要なポイントになるでしょう。
対応の可否を確認するには、滞納状態が続いている物件がどの程度あるか調べるという方法があります。

1ヶ月分だけならたまたま支払い忘れてしまった、引き落とし口座の残高がミスで少なくなっていた、などの理由が考えられます。
しかし、継続的に滞納が続いている人が多い場合は、管理会社が舐められている可能性が高いと考えられるのです。
適切な方法で滞納家賃を回収できていないといったパターンもあり得るでしょう。

騒音問題も賃貸物件で多く見られるトラブルです。
騒音の原因となる入居者がいると、他の入居者がすぐに退去してしまうリスクを高めてしまいます。
そのため、クレームがあったら早めに対応することが肝要になります。

トラブルが起こった時にきちんと対応してくれるかどうかは、相談用コールセンターの有無、物件管理を行うスタッフの人数などが判断材料になるので確認しておきましょう。
1人あたりの管理物件数が少ないほどスピーディーな対応が期待できます。

適切な管理手数料を設定している

適切な管理手数料を設定しているかどうかも、管理会社選びの決め手になる要素です。
管理手数料は、家賃収入の3~8%が相場だと言われています。
あまりにも高い金額が設定されている場合は、大家さんが支払わなければいけない固定費が増えてしまいます。
その結果、賃貸経営がうまくいかなくなる原因になる恐れもあるでしょう。
家賃収入を圧迫しすぎない金額設定にしている管理会社を選ぶことは、円滑な賃貸経営を長期的に行うためにも重要なポイントになります。
さらに、管理手数料に見合った業務をしてくれるのかもチェックしておくと安心です。

目的に合わせて大手か地域密着型か選び分ける

管理会社には、全国展開している大手と地域密着型の2種類に分けることもできます。

大手の管理会社は、宣伝力が高いので空室上リスクを回避しやすくなるというメリットが生まれます。
しかし、何らかのトラブルが起こった時は、本部が対応するケースが多いのでスピーディーさに欠ける可能性があるのです。

地域密着型の管理会社は、立地環境などに詳しいのでそれぞれに適した対応をしてもらいやすいです。
臨機応変な対応も期待できるでしょう。
ただし、社員数が大手の管理会社よりも少ないので、人手不足が原因となって対応に時間がかかる可能性がないとは言い切れません。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、それぞれのニーズにあわせて相性が良いのはどちらか見極めることが重要になります。

まとめ

円滑な賃貸経営を行うには、大家さんだけで管理を行うよりも専門的な知識を持つ管理会社に依頼するのがおすすめです。
依頼することで煩雑な業務の負担を軽減できますが、大家さんと管理会社の間でトラブルが発生委する可能性もあります。
それを踏まえた上で、対応力が高い管理会社を選択し、契約を結ぶようにしましょう。
適切な対応をしてくれる管理会社に出会えれば、万が一入居者との間にトラブルが発生した時も安心です。
管理会社探しをしている大家さんは、今回紹介したポイントを参考にしながら依頼先を吟味してみてください。

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